Növelhet -e egy cég úgy hatékonyságot, hogy egyszerre költséget takarít meg?

A cégek egyidejűleg növelhetik a hatékonyságot és csökkenthetik a költségeket a digitalizáció és az automatizálás, különösen az e-számlázás révén. Ez a folyamat felgyorsítja a munkafolyamatokat, minimalizálja az emberi hibákat, és lehetővé teszi a munkaerő átcsoportosítását a rutinfeladatokról a nagyobb hozzáadott értékű feladatokra. Végső soron az erőforrások hatékonyabb felhasználása és a hibamentes működés költségmegtakarításhoz vezet.

Miért használják világszerte a vállalatok, kormányzati szervek a Peppol hálózatot?

A kiterjedt beszállítói körrel rendelkező vállalatok azért használnak e-számlaszolgáltatót, mert ez a leghatékonyabb módja a különböző formátumú, csatornán és szabvánnyal érkező digitális dokumentumok feldolgozásának. Az e-számlaszolgáltató garantálja a nemzetközi adómegfelelést, adatbiztonságot és a zavartalan, gyors, automatizált folyamatot, ami egy hatékonyan működő vállalatnak nagy kincs.

Hogyan zajlik egy számla automatizációs projekt megvalósítása?

Egy e-számla automatizációs projekt megvalósítása a célok pontos meghatározásával kezdődik, az e-számla szolgáltató segít ebben. Bár a fókusz gyakran a számlázáson van, a projekt során érdemes a teljes szállítói lánc dokumentumainak digitalizálására törekedni. A minél szélesebb körű automatizálás ugyanis jelentős előnyt biztosít a vállalat számára. Kattintson a fenti videóra bővebb információért! 

Miért fontos, hogy a digitalizáció integrálódjon a meglévő rendszerekbe, folyamatokba?

Nagyon fontos, hogy a digitalizációs projektek, beleértve az e-számlázást is, képesek legyenek integrálódni a már meglévő rendszerekbe és folyamatokba. Ha egy új rendszer, például egy e-számla automatizáció nem illeszkedik a cég meglévő struktúrájához, az hatékonyságcsökkenést okozhat, és megzavarhatja a megszokott munkafolyamatokat.

Miért használják világszerte a vállalatok, kormányzati szervek a Peppol hálózatot?

A Peppol egy közös európai szabványrendszer, amely egyszerűsíti és egységesíti az e-dokumentumok, különösen az e-számlák cseréjét. A hálózat a nemzetközi B2G számlázás egyik legfontosabb eszköze, mivel számos országban a közigazgatási szervek kizárólag ezen keresztül fogadnak be számlákat. A Unifiedpost Hungary segít a külföldi számlázásban, emellett Peppol hozzáférési pont, azaz rajtunk keresztül használhatja a Peppol hálózatot.

Mi az az egy dolog, amire mindenképpen figyeljen egy cég, ha külpiacra számlázik?

Ha egy vállalat külföldre számláz, két fő szempontra kell figyelnie: a megrendelői elvárásokra és a jogi követelményekre. A megrendelői elvárásoknak való megfelelés azt jelenti, hogy fel kell mérni, a partner milyen formátumban és csatornán keresztül fogadja a számlákat. Az adómegfeleléshez a cégeknek folyamatosan nyomon kell követniük a célország jogi előírásait.

Hogyan válasszak e-számla szolgáltatót, ha a legjobbat akarom a vállalkozásomnak?

másik cikk több szempontot is érdemes figyelembe venni. A legfontosabb, hogy a szolgáltató illeszkedjen a vállalat és az iparág sajátosságaihoz, és rendelkezzen megfelelő referenciákkal. Kattintson a fenti videóra bővebb információért! Ebben a cikkben írtunk róla hogyan válasszunk Peppol számla szolgáltatót.

Mit kell tudnia egy e-számla automatizáló rendszernek?

Alapvető követelmények egy e-számla automatizáló rendszerrel szemben

• A belső folyamatok kiszolgálása: A rendszernek nem felborítania, hanem támogatnia és továbbfejlesztenie kell a vállalat meglévő folyamatait. Fontos, hogy a projekt ne csak félig valósuljon meg, hanem kihasználja a benne rejlő összes lehetőséget, és legyen továbbfejleszthető.
• A partnerek (ügyfelek és beszállítók) igényeinek kiszolgálása: Egy jó rendszer figyelembe veszi mind a megrendelők, mind a beszállítók elvárásait, hiszen a sikeres működéshez mindkét fél elégedettsége elengedhetetlen. 
• Jogi megfelelés és rugalmasság: A rendszernek képesnek kell lennie a jogszabályi változások, például adómegfelelési változások gyors lekövetésére, ami elsősorban a szolgáltató feladata.

Milyen mélységben lehet automatizálni a számlákat és dokumentumokat?

A digitalizáció mélysége a vállalat igényeitől függ, de egy professzionális e-számla automatizációs rendszerrel a dokumentumokról akár a teljes adattartalom is kinyerhető. Ez azt jelenti, hogy a rendszer képes feldolgozni és kinyerni a legapróbb részleteket is, például a számlán szereplő egyes tételek soradatait. Ez a részletes adatkinyerés alapvető fontosságú az automatizált folyamatokhoz.

Főbb előnyök

• 100%-os adatbiztonság: Egy fejlett technológia garantálja, hogy az adatok feldolgozása során ne vesszen el információ. Ez minimalizálja a hibákat és növeli a pontosságot.
• Valós idejű feldolgozás: A dokumentumok beérkezése után az adatok feldolgozása és továbbítása valós időben, akár másodperceken belül megtörténik, ami biztosítja a folyamatok zökkenőmentességét.

Miért jó a szállítónak, ha a vevő automatikus számlaelfogadó rendszerrel rendelkezik?

Egy szállító számára rendkívül előnyös, ha egy vevő automatikus számlaelfogadó rendszert használ, mivel ez növeli a hatékonyságot és kiszámíthatóbbá teszi a pénzforgalmat. Az automatizált rendszerekkel a számlák jóváhagyása vagy elutasítása másodpercek alatt megtörténik, ami kiküszöböli az emberi tévedés lehetőségét.

A gyors folyamatnak köszönhetően, ha a szállító hibát követ el a számlán, azonnali hibaüzenetet kap, így gyorsan kijavíthatja és újraküldheti a számlát. A fizetési határidő gyakorlatilag azonnal elindul, ami sokkal gyorsabb és megbízhatóbb kifizetéseket eredményez. Ez a megbízható cash flow-tervezés alapvető fontosságú a mai üzleti környezetben.

Nemzetközi adómegfelelés mi várható a jövőben?

A nemzetközi adómegfelelés folyamatosan változó terület és az adózás digitalizációja mindenhol felgyorsult. Ezzel együtt a cégeknek szembe kell nézniük a következő kihívásokkal:

• Folyamatos változások: A jogszabályok és rendeletek szinte minden országban folyamatosan fejlődnek. Egy pillanatnyi megfelelőség nem garantálja a jövőbeni biztonságot, a reformokat folyamatosan követni kell.

A nemzetközi adómegfelelés a jövőben sem lesz egységes, mivel a jogszabályok országonként eltérőek és folyamatosan változnak. Ahelyett, hogy univerzális megoldásra várnánk, a legjobb stratégia, ha olyan e-számlaszolgáltatóval dolgozunk együtt, amelyik képes biztosítani a nemzetközi adómegfelelést.

Mennyibe fog nekem kerülni, hogy professzionális, nemzetközi e számlaszolgáltatóval dolgozok együtt?

Elektronikus számla szolgáltatóként sok kérdést kapunk a tömeges e-számlázással kapcsolatban. Úgy döntöttünk elindítunk egy videósorozatot, ahol röviden megválaszoljuk a felmerülő kérdéseket. „Mennyibe fog nekem kerülni, hogy professzionális, nemzetközi e-számlaszolgáltatóval dolgozok együtt?” – Önök kérdezték, Sághy Balázs a fenti videóban válaszol.