Van-e különbség a papír alapú számla és az elektronikus számla befogadása között? A cikkben kiderül, hogy mire kell odafigyelni elektronikus számla befogadása esetén. Ökölszabályként elmondható, hogy az elektronikus számlát ugyanazzal az adattartalommal kell elkészíteni, mint egy papír alapú számlát
Minden esetben be kell fogadni az elektronikus számlát a vevőnek?
A magyar jogszabályok és a hatályos EU-s irányelvek is egyaránt megadják a döntési szabadságát a vevőnek az elektronikus számla befogadásával kapcsolatban
A törvény két megengedő esetet említ befogadással kapcsolatban:
- írásbeli /szóbeli beleegyezés
- hallgatólagosságon alapuló beleegyezés
(3)229 Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele
a) a (2) bekezdés b) pontjában említett esetben, hogy a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról;
b) egyéb esetben a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik. – 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) , illetve ugyanerről rendelkezik a 2010/45/EU irányelve is.
Mit jelent ez a gyakorlatban?
A számlabefogadót mindenképpen szükséges a számlakibocsátás előtt tájékoztatni arról, hogy részére elektronikus számlát állít ki számlakibocsátó. Az előzetes tájékoztatás történhet írásban, de elegendő bármilyen szóbeli megállapodás is, erre vonatkozólag a törvény nem vár el és nem közöl további megkötéseket.
Az elektronikus számla befogadása esetén ellenőrizni kell az alábbiakat
Mint minden papír alapú számla esetén, e-számlánál is ellenőriznünk kell a számlán található adatok meglétét és helyességét egyaránt. A törvény az alábbi adatokat írja elő kötelezően:
– A kibocsátó adószáma, neve, címe
– A vevő / befogadó neve, címe, adószáma
– A számla kibocsátásának kelte és sorszáma
– A termék / szolgáltatás megnevezése, mennyisége, adóalapja, ÁFA mértéke, nettó és bruttó részösszeg, végösszeg
A kötelező adatokon felül az elektronikus számla digitális aláírást és adott esetben időpecsétet tartalmaz, amely biztosítja a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét.
Az elektronikus számlán az aláírás hitelessége az Adobe Reader segítségével ellenőrizhető az aláírás vagy tanúsítvány menüpont alatt. Az elektromos számla befogadása csak ezáltal teljesíthető a jogszabályi előírásoknak megfelelően.
Befogadható e-számla sima pdf formátumban?
A hatályos jogszabályok és a NAV állásfoglalása szerint az olyan PDF számla, amely nem tartalmaz digitális aláírást és/vagy időpecsétet – azaz sima PDF számla – befogadható úgy, hogy felek előzetesen megállapodnak a számla kibocsátási és befogadási eljárásukról, azokat RÉSZLETESEN ÉS ÍRÁSBAN szabályozzák, dokumentálják.
Azaz eljárásrendjük során lefektetnek olyan szabályokat, amelyekkel biztosítani tudják az elvárt alapelveknek való megfelelést: a számla eredetének hitelességét és adattartalmának sértetlenségét.
Cégünk kifejezetten nem javasolja elektronikus számla elektronikus aláírás nélküli befogadását magyar számlakibocsájtótól. Olyan szabályzattal, amely ezt megfelelően dokumentálni tudja még nem találkoztunk. Nem megfelelő dokumentáltság esetén komoly adóbírságra számíthat és adott esetben az adólevonási (ÁFA visszaigénylés) jog megszűnését vonhatja maga után!
Befogadás esetén két feladatunk keletkezik: kontírozás és tárolás
Az elektronikus számla kontírozása
Alapvetően kevés jogszabály vonatkozik az elektronikus számla kontírozására, feldolgozására. A befogadó fél feladata kialakítani olyan belső ügyviteli rendszert vagy egyedi megoldást, melyen keresztül az e-számlák ellenőrzése, feldolgozása megtörténik.
A kontírozás egszerű logikai összerendeléssel is történhet pl. Egy excel táblázatban. Az elektronikus számlát elektronikusan is kell megőrizni! …tehát nincs értelme kinyomtatni, mert az már így NEM elektronikus számla. Ügyelni kell és intézkedéseket kell hozni a véletlenszerű törlés megakadályozására. A megőrzéssel megbízhat harmadik felet is! Cégünk továbbra is javasolja az időbélyeg alkalmazását!
A számla befogadója dönt arról, hogy az elektronikus számlát elektronikus formában vagy papíralapon szeretné-e feldolgozni.
Az elektronikus számla befogadás során a befogadónak lehetősége van például arra, hogy az elektronikus számlákat kinyomtasság, egyedi adatokkal lássák el vagy akár a kinyomtatott képet ugyanúgy tárolják, mintha papíralapú számlát kaptak volna.
Gyakori az az elektronikusszámla-feldolgozási folyamat is, miszerint az elektronikusan megkapott számlát a társaság kinyomtatja, majd ellátja a megfelelő érkeztetési adatokkal, ezt követően digitalizálja (ahogy a papír alapú számlákat is) és a számla folytatja az útját az ügyviteli folyamatban.
Az elektronikus számlák technikája meghatározza, hogy kinek lesz kedvezőbb az elektronikus számlázás bevezetése két partner viszonylatában.
Az EDI-rendszer esetében az elektronikus számla befogadója élvezi a rendszer előnyeit, mivel a számlákat automatizáltan dolgozzák fel, nem szükséges a manuális beavatkozás.
Az elektronikus számla befogadása utáni tárolás
Az Áfa törvény 179. § (2) rendelkezése szerint:
Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg
Ez azt jelenti, hogy amennyiben elveszítjük, töröljük, törlődik a beérkezett e-számla, abban az esetben a kinyomtatott példány hitelességét veszti.
A megőrzési idő függetlenül a formától, 8 év.
Az elektronikus számla kiállítása minősített időbélyegző nélkül is lehetséges, ugyanakkor a tároláshoz ebben az esetben magunknak kell gondoskodni valamilyen hiteles időbélyegzőről.
§ (3) A megőrzésre kötelezett köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd – ha az elektronikus aláíráson még nincs elhelyezve – az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt elhelyeztetni az elektronikus dokumentum aláírásán. –digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet
Kötelező bejelenteni a tárolási helyet a NAV felé?
A 2003. évi XCII. törvény 17. § a) szerint:
a) iratai, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatai és nyilvántartásai őrzésének helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével, valamint ha az adózó bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, ezt a tényt;
Mi az az EDI számla?
Az adatok (így a számlák) megbízhatóságát, hitelességét a hálózat zártsága biztosítja, mely lehetetlenné teszi a kommunikációba történő bármilyen külső beavatkozást.
Az EDI rendszernek így nem alapfeltétele az elektronikus aláírás, mivel lényegében két számítógép zárt kommunikációjáról van szó. Pont a zárt kommunikáció miatt kell a feleknek előzetesen és írásban megállapodni arról, hogy pontosan milyen formátumot használnak és részletes technikai specifikációt adnak mind az EDI üzenetekről, mind pedig a rendszerhasználatáról.
Ehhez a szerződéshez a 46/2007 PM rendelet egy ajánlott mintát is tartalmaz, mely összhangban áll az uniós ajánlással. A 46/2007 PM rendelet 2. § bekezdése alapján az EDI rendszerben számlát kiállító havonta köteles a havi bevallás benyújtására előírt határidőben papír alapú összesítő dokumentumot kiállítani, melynek egyik példányát megküldi a vevőnek, a másik példányát pedig megőrzi.
