#eszamla #unifiedposthungary #dokumentumkuldes #hea #xml #strukturáltadat #számlaadat
Az Európai Bizottság „Áfa a digitális korban” elnevezésű intézkedéscsomagja gyökeresen átalakítja a tagállamok számlázási és áfabevallási gyakorlatait. Hogyan érinti ez a magyar piacot? Milyen változásra számíthatunk az elektronikus számlázásban?
Tartalomjegyzék
Áfa irányelv
Az ÁFA irányelv tervezet (amit sokszor HÉA irányelvnek vagy VIDA javaslatcsomagnak is szoktak nevezni) célja az egyes tagországok számviteli gyakorlatának uniós szintű harmonizálása. Ha megvalósul alapjaiban fogja átalakítani a tagállomok számlázását és áfabevallási rendszereit, eszközeit és követelményeit.
A javaslatcsomag nem végleges, a tagországok jelenleg is tárgyalnak róla. Az elfogadása várhatóan június végén fog megtörténni. Mivel ez egy irányelv, így a tagállamoknak implementálnia kell, ami szintén időt vesz igénybe. Hatályossá majd akkor válik, ha ott lesz a végleges szabályozás a magyar Áfa törvényben is.
Kiket érint a változás?
Valamennyi elektronikus számla kiállítót és befogadót.
Kötelezettség: számlázás
E-számlát használni jelenleg nem kötelező, de nagyobb mennyiségű számlázás esetén hatékonyabb, költség- és időtakarékosabb megoldás, mint a papír alapú számla. A papír alapú számla használatánál az adatmegőrzési kötelezettség miatt digitalizálni kell a dokumentumot. A digitalizálás folyamatát részletesen szabályozza a 451/2016-os kormányrendelet.
E-számlát akkor lehet kiállítani, ha ennek a tényéről a vevő és az értékesítő valamilyen módon (szóban, írásban, ráutaló magatartással) egymással előzetesen megállapodott. A megállapodástól bármelyik fél elállhat és kérhet újra papíralapú számlát.
Az e-számla egy digitális formában elkészített és tárolt bizonylat, amit elektronikus úton bocsátottak ki, és fogadtak be. A jogszabályban előírt adatokat kell tartalmaznia. (Áfa tv. 169. §). Az emailen elküldött Pdf is e-számla, ha van rajta hash kód* vagy érvényes e-szignó.
* hash kód vagy ujjlenyomat állomány: egyedi azonosító számsor, amit meg kell küldeni a számlaadatszolgáltatással együtt. Az adóhivatal tárolja, de az e-számlát és hash kódot a küldő és fogadó is tárolják a saját archiválási rendszereikben.
Kötelezettség: adatszolgáltatás
Egyéb szigorú technikai követelmény vagy forma követelmény nincs. Van azonban számlaadat-szolgáltatási követelmény, ami annyit tesz, hogy a NAV Online számlarendszerbe kell beküldeni a számlaadatokat. A számlakiállítást követően ezt egy társaság három féle módon teheti meg: Xml + hash, Pdf + hash alapon. A számlaadat-szolgáltatásra a számla kiállításkor kötelezett a számla kiállítója és nem a számla kibocsátásakor.
Hogyan archiváljunk?
Az archiválási követelménnyel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat az archiválási rendelet és az Áfa törvény szabályozza. Az elektronikus számlaadatokat biztonságosan és sértetlenül, a rendeletben rögzített ideig meg kell őrizni. Az adóhatóság kérésére háromnapos határidőn belül be kell tudni mutatni.
Azok a vállalkozások, akik nagyobb mennyiségben küldenek és fogadnak e-számlákat, általában automatizálják a folyamataikat és elektronikus számla szolgáltatóval dolgoznak együtt, mivel így nincs szükség költséges és időigényes fejlesztésekre, elkerülhetők a hibás számlázási gyakorlatok és nagyobb a biztonság.
Milyen változás várható az e-számlázásban?
NAV XML számlázás támogatása. A vállalkozások számára a legfontosabb változás lehet az elektronikus számla fogalmának leszűkítése. Az olyan Pdf számla, ami nem tartalmaz elektronikusan feldolgozható, strukturált adatokat a jövőben már nem tekinthető e-számlának (B2B és B2G ügyletek esetében). A strukturálatlan adatokat tartalmazó Pdf számlákra a papíralapú számlákra vonatkozó követelmények érvényesek.
A másik változás a beleegyező nyilatkozat eltörlése. Jelenleg az eladónak és a vevőnek az elektronikus számlázásban előzetesen meg kell állapodnia. Ha a belegyező nyilatkozatot eltörlik, akkor az azt is jelenti, hogy minden vállalkozásnak fel kell készülnie az elektronikus számlák validálására, befogadására, tárolására. Nem kérhetnek majd papír alapú számlát helyette.
Ha az eredeti forgatókönyv szerint történik a VIDA irányelv és az Áfa törvény módosítása, akkor a fenti változások bevezetése 2024. január elsejével várható. De sokan nem ezt a dátumot jósolják. Olvasson tovább a részletekért!
Kell-e félni a 2024. január elsejétől?
Ha az eredeti forgatókönyv szerint történik a VIDA irányelv és az Áfa törvény módosítása, akkor a fenti változások bevezetése 2024. január elsejével várható.
Bár sok magyar médiumban megjelent, hogy 2024 január elseje után csak strukturált adattal ellátott e-számla fogadható be, ezt semmilyen releváns forrás nem támasztja alá. Fontos tisztázni, hogy az Európai Unió „Áfa a digitális korban” elnevezésű (VIDA néven is megtaláljuk róla a cikkeket) javaslatcsomagját még nem fogadták el az unióban sem. Az elfogadása után sem lesz automatikusan kötelező érvényű a tagállamok vállalkozásai felé, mivel a számlázási szabályokat a tagállamok továbbra is saját hatáskörben fogják alakítani. Tehát a magyar parlamentnek is döntést kell majd hoznia valamikor ősszel legkorábban, hogy mit és mikor valósít meg a VIDA javaslatcsomagból. A szabályozás 2024-2028-as intervallumban indítványozza az országoknak a javaslatok átültetését.
„Jelentős eltérések vannak az EU tagállamaiban a számlakiállítás és befogadás digitalizáltságában. Bizonyos országokban nincsen semmilyen állami platform és jelentési kötelezettség sem, más országokban pedig teljes adatjelentési kötelezettség van érvényben. Így a változások is tagállamonként eltérő időzítéssel és formában fognak életbe lépni. Magyarországon – az EU tagállamai közül az elsők között – a VIDA által is megfogalmazott gazdaság fehérítő és digitalizálást erősítő számlajelentési kötelezettség már jóval korábban megfogalmazódott és bevezetésre került. 2018. július elsejével több lépésben bevezetett online számla-adatszolgáltatás, azaz a NAV Online Számla rendszer megteremtette a strukturált számlaadat csere lehetőségét, valamint kiemelkedő hatékonysággal járult hozzá a gazdaság fehérítéséhez és az áfabevétel növeléséhez. Magyarország ebben a tekintetben élen jár az Unióban, így nem indokolja semmi, hogy a magyar törvényhozás gyorsan akarjon majd lépni a VIDA javaslatcsomag elfogadása után. A számlakiállítási és befogadási folyamatokban a VIDA elfogadása után középtávon várhatóan Magyarországon is lesznek változások ellenben kifejezetten valószínűtlennek tartjuk, hogy olyan formai vagy technikai változások kerüljenek kommunikálásra, amelyek 2024 elejétől életbe lépnének. Álláspontunk szerint azon állítás, amely szerint 2024 január elsejétől csak olyan számla állítható ki vagy fogadható be elektronikusan, amely tartalmaz strukturált adatot is, félrevezető.” – foglalta össze Éger István, country manager.
További tervezett fejlesztések az online számlarendszerben
XSLT adatszolgáltatási vizualizáció főleg a könyvelőknek lesz fontos. Nekik szeretnének egy felhasználóbarát, számlakép adatmegjelenítést kialakítani, hogy ne csak Excel táblázatba kinyerve lehessen dolgozni az adatokkal.
Az adatstruktúra fejlesztése annyit tesz, hogy várhatóan bővíteni fogják a lekérdezési lehetőségeket.
Warning és error üzenetek fejlesztése: a hibaüzenetek célja edukáció is. Az error üzenetek hibákat jeleznek, a warningok figyelmeztetnek egy olyan hibára, ami nem életbevágó, de érdemes javítani.
e-Áfa projekt: nem kötelezettség, hanem szolgáltatás. Magyarországon komoly egyeztetés folyt a tervezett e-ÁFA kapcsán. Nem kizárólagos út lesz. A 2465-ös bevallás megmarad, és mellette megjelenik az e-áfa webfelületi rész, illetve a gép-gép kapcsolati rész is. Az adóhivatal bevallási tervezetet állít össze, amit manuálisan a könyvelő módosíthat, és be is adhat. Eleinte inkább a kevesebb számla esetén lesz hasznos, és a kevésbé komplex adózási esetekben. A felületen azt is lehet majd látni, hogy mi van az adóhivatal rendszerében, tehát önellenőrzésre is kiválóan alkalmas lesz a felület, ha a jelenlegi tervek szerint kerül megvalósításra.
A VIDA javaslatcsomag
Uniós szinten nincs két egyforma ország, formátum vagy rendszer az e-számlázásban. A Bizottság célja a VIDA javaslatcsomaggal egységesíteni és átjárhatóvá tenni a rendszereket, felgyorsítani a folyamatokat. A nemzetközi e-számla megfelelés elengedhetetlen az uniós piacokon is tevékenykedő vállalkozások számára. A VIDA csomag alapján a tagállamok akkor vezetik be az elektronikus számlázási kötelezettséget, amikor akarják.
Riportolási kötelezettség jelenleg is van az Unióban. A közösségi számlák kibocsátásának a határideje az ügyletet követő hónap 15-e. Ezt lerövidítenék az ügyletet követő 2 napra. Magyar vállalkozásoknak most is van riportálási kötelezettsége. Így nálunk, ha a javaslatcsomag így kerül elfogadásra, akkor csak az adatstruktúra lesz változás, mivel az EN 16931-es európai szabvány szerinti adatstruktúrával kell majd riportálni a közösség felé az ügyletet, és el is kell tudni fogadni az európai szabványt.
Változás jöhet a számlaadatszolgáltatási kötelezettség tartalmában is. De ez jelenleg a legbizonytalanabb kérdés a VIDA csomagban. Mit lehet kérni a vállalkozástól? Mit riportáljon a vállalkozás? Nagyon sok a kérdőjel a csomagnak ebben a részében.
További lehetséges változás, hogy globálisan megszűnhet a gyűjtőszámla. A számla kötelező adattartalma bővülhet a kibocsátó bankszámlaszámával.
Mi a legnagyobb kihívás a vállalkozások számára a változásban?
Ha hatályba lép a csomag és Magyarország is implementálja, akkor a vállalkozásoknak kötelező lesz mind az elektronikus számla kiállítói és befogadói oldalon strukturált adattal kiállítani az e-számlát (például egy XML fájlt a Pdf számlába csomagolni).
Jelenleg a digitális felkészültség sok vállalkozásnál nincs azon a fokon, hogy a vállalatirányítási és könyvelő rendszerek ezt le tudják kezelni. Nem elég az sem, hogy a strukturált adatokat tartalmazza az elektronikus számla, le kell ellenőrizni, hogy biztosan a megfelelő adatokat tartalmazza -e.
Emellett a számlafogadó vállalatnak biztosítani kell, hogy az elektronikus számlák befogadásakor csak azt fogadják be és dolgozzák fel, amelyik tartalmazza a strukturált adatot. Ha egy beérkező elektronikus számla nem tartalmazza vagy nem megfelelően tartalmazza a strukturált adatokat, akkor az nem minősül e-számlának, és mint hibás számlát, vissza kell küldeni a feladónak.
Fejlesszünk vagy szervezzük ki?
A cél, hogy az új szabályozásnak megfelelő, hatékony elektronikus számlázási folyamatokat alakítsunk ki, amire két lehetőség van.
Az egyik a belső fejlesztés, amikor is a vállalkozás maga kezd bele egy saját elektronikus számlaautomatizáló rendszer megalkotásába. Ez változó erőforrást igényel és a teljes felelősség vállalása mellett olyan komplex digitalizációs projektbe fog, aminek a kimenete kétséges. Biztosítani kell, hogy a strukturált adat benne legyen minden egyes számlában, ellenőrzéseket kell futtatni, a meglévő rendszer(ek)be integrálva munkafolyamatokat kialakítani, és a jogszabályi kötelezettségnek megfelelő archiválásról is gondoskodni kell.
A másik lehetőség elektronikus számla szolgáltató igénybevétele, amit a legtöbb nagyvállalat, vállalkozás is választ, mivel így időt, energiát és költséget takarítanak meg, miközben biztosítják a digitális átállás sikerét. Ha elektronikus számla szolgáltatóval dolgozik, akkor a meglévő rendszereket nem szükséges lecserélni. A szabályozás változása esetén az elektronikus számla szolgáltató alkalmazkodik és fejleszti a saját megoldását.
Mi az a strukturálatlan adat, és mit jelent a strukturált számla adat?
Az elektronikus számlák lehetnek strukturált adatot nem tartalmazó e-számlák, ilyen a Pdf és a JPG számlakép; és lehetnek strukturált adatot tartalmazó e-számlák, ilyen például az OSA, az európai szabvány 16931, vagy lehetnek kombináltak is, mint a Factur-, amikor egy Pdfbe ágyaznak be egy Xml állományt. A Factur- kombinálja a két típus előnyét. Az emberi szem számára is olvasható számlaképet kapcsolja össze a gépek által automatizáltan feldolgozható strukturált adattal.
A strukturált adatú számla használata előnyös
A strukturált adatot tartalmazó elektronikus számla gépileg olvasható dokumentum. A jogszabály által meghatározott, kötelező információkat strukturált adatként tartalmazza. Az adatok változatlanul és strukturáltan kerülnek átadásra a rendszerek között, így hibamentessé válik az e-számlázás. Könnyen automatizálható az e-számla küldés-fogadás folyamata. Az automatizálásnak a hatékonyságon túl, további előnyei is vannak a vállalkozások számára.
Az e-számla csere automatizált folyamata időt, ráfordítást és költséget takarít meg a létrehozás, kézbesítés és számlafeldolgozás során is. Optimalizálható a számlaadatrögzítés és a könyvelésnek is segítséget jelent. Egy automatizált elektronikus számlázási rendszerben a számlákat pontosan hozzá lehet rendelni bizonyos vevőkhöz vagy szállítókhoz, így precíz lekérdezéseket lehet indítani. Az e-számlákat minden részleg közvetlenül és egyidőben éri el bármikor és bárhonnan. Vállalkozásra szabott, automatikus számlakörforgást és jóváhagyási procedúrát lehet kiépíteni. Be lehet állítani a jogosultságokat, például a számlaösszegek bizonyos értékhatár feletti jóváhagyását csak felettes végezheti.
Ismerje meg az automatizált e-számlafogadó megoldásunkat, ami már a Modern Vállalkozások Programjában is elérhető.
Mikortól lép életbe, hogy csak a strukturált adatot tartalmazó e-számla minősül e-számlának?
A jelenlegi uniós tervek szerint 2028-ig minden tagállamban kötelező, egységes adatalapú e-számlázás kerül majd bevezetésre. A javaslatcsomag szerint 2024. január 1-jétől lépne hatályba az uniós szabályozás első csomagja, de nem valószínűbb, hogy későbbre tolódik ez a dátum.
A késedelem oka az lehet, hogy az Unió várhatóan júniusban fogja elfogadni a javaslatcsomagot, de addig a tartalma még változhat. Ezt követően a magyar kormány is tárgyalni fogja és implementálja a magyar jogrendszerbe. Mivel ez egy irányelv, így az egyes részek technikai megvalósíthatóságát a lokális piacra értelmezhetően ki is kell dolgozni. Amikor végleges lesz az elképzelés, akkor a szabályozást beemelik az ÁFA törvénybe. Ha ősszel már a közlönybe kerülne a törvény, akkor a 2024 januárja igen szoros időpont lenne a felkészülésre.
Európai e-számla modellek 2023
Nem egységes, hogy kötelező e-számlát használni. Magyarországon az e-számla nem kötelező, lehet papíralapú számlát is kibocsátani. Globális kitekintésben a magyar szabályozás ennek ellenére is szigorúnak mondható a számlaadatszolgáltatási kötelezettség miatt.
A különféle uniós tagországokban eltérő modelleket láthatunk a számlázásban. A tagországok harmada bevezette a kötelező e-számlázást a közbeszerzések esetén B2G. Vannak tagországok, akik nem álltak meg itt, hanem B2B is bevezették a kötelező elektronikus számlázást. Ilyen Olaszország. Mást nem is lehet kibocsátani, csak elektronikus számlát. Ezt vezeti be hamarosan Lengyelország is, aztán a rákövetkező évben várhatóan Franciaország is.
Elektronikus adatok tagállamon belüli megőrzésében is jelentős eltérések vannak. A tagállam előírhatja, hogy az e-számlának az adatát az adott tagállamban kötelező megőrizni. Ez a kötelezettség jelenleg egyedül Portugáliában van így. Portugáliában csak adóhivatal által engedélyezett számlázóprogramot szabad használni, erre van egy engedélyezési eljárásuk is.
Az adatalapú elektronikus számlák előtérbe helyezése tagállamonként eltérő. Különböző típusú számlákat tesznek kötelezővé, és különféle rendszeren keresztül kell őket küldeni. Sok tagország rájött arra, hogy nem mindegy az sem, milyen az elektronikus dokumentum. Az elektronikus számlák esetében az adattartalom előtérbe helyezése könnyebbé teszi a gépi feldolgozást. Néhány európai országban már van rá példa, hogy az adatot tartalmazó e-számlákat kötelezővé tették.
Az olaszoknál központi rendszer van kialakítva, amin keresztül küldik és fogadják a számlaadatokat. Xmleket küldenek és ezeket validálják. A lengyeleknél is egy központi rendszer van. Náluk az e-számlák statikus adatokat tartalmaznak és szintén xml alapúak.
Az elszámoló rendszer kialakítása tagországonként más és más. Nem csak a kibocsátáskor kötelező az adatszolgáltatás, hanem amikor a vevő befogadja a számlát, akkor visszajelzést kell adnia a számlabefogadás tényéről. Ilyen megoldás van Olaszországban, ahol 15 napon belül visszajelzést kell adnia a számlabefogadónak, hogy befogadta a számlát.
Elektronikus adatszolgáltatási kapcsolat kiépítése az adóhivatallal. A francia Y modellben két közvetítő van egy privát és egy publikus. Csak rajtuk keresztül lehet e-számlát kiállítani. Ez egy jelenleg is zajló polémia a tagállamok között. A vita arról szól, hogy sokan azt látják megoldásnak, hogy a vállalkozásoknak ne legyen önálló számlakiállítási lehetősége. Tehát a vállalkozás olyan adat struktúrába állítja elő a számlát, ahogy szeretné, a fogadó vállalkozás pedig úgy fogadja be a számlát, ahogy szeretné. A köztes szolgáltató pedig az adatokat átemeli. A szolgáltató validál, konvertál és az adóhivatal felé eljuttatja a szükséges adatokat. Ez még csak tervezet, de 2028-ra szeretnék bevezetni. Ha működésbe lép az előnye az lesz, hogy az európai e-számla szabványt fogják alkalmazni, ami átjárhatóságot jelenthet más rendszerekbe, ahol szintén ezt alkalmazzák majd.
Mi lesz az európai számlázás jövője?
A Bizottság abba az irányba próbálja terelni a tagállamokat, hogy az e-számlázás esetén az EN 16931-es európai szabványt használják. Mivel ez a szabvány biztosítja az egységes adatstruktúrát. Az irányelv jelenlegi verziója kötelezővé teszi a strukturált adatok használatát, de nincs benne megkötés szabvány szempontjából. A technikai megvalósításban az egyes tagországoknak szabadkeze van.
Felmerül a kérdés, hogy kötelező lesz -e mindenhol az EU16931 szabványt használni? Biztosan nem, mivel az olaszoknál jelenlegi efaktúrához hasonló szabványt alkalmaznak, és ezt megtartják, de a közösségbe az uniós szabvánnyal fognak riportálni. A többi tagállam előtt is nyitott a lehetőség, hogy a saját megoldásukat alakítsák ki. Mi várható nálunk? 2028-ban fog változni az adatstruktúra. Ezt követően a magyar adatstruktúra megtartása bizonytalan, mivel se a HÉA irányelv, se az ÁFA törvény nem végleges, így erre a kérdésre nem lehet biztos választ adni.
Magyarországon régóta bevezették az elektronikus adatszolgáltatási kötelezettséget. Minden számlaadat real-time megjelenik az adóhivatalban. Azóta az áfarés drasztikusan lecsökkent, néhány éve kétszámjegyű volt, most 5% körül van.
A spanyoloknál is van elektronikus adatszolgáltatási kötelezettség, de négy napos adatbeküldési határidővel.
Egységes lesz az országok elektronikus számlázási gyakorlata?
Az elektronikus számla értelmezése és használata, a köré épült rendszer és elvárások vállalkozás típusonként és országonként is különbözők. Az „Áfa a digitális korban” elnevezésű intézkedéscsomag változást hoz a tagállomok számlázással, és áfabevallással kapcsolatban alkalmazott digitális eszközeiben, megoldásaiban. Az irányelv alapján bármilyen tagország bevezetheti az e-számlázást. Hogy mit és milyen mértékben szabályoznak a tagországok, az piaconként eltérő lesz.
Ugyan a cél a tagországok számviteli gyakorlatának egységesítése, de nagy valószínűség szerint hiába a szabályozás, még hosszú ideig variábilis marad a terület. A Unifiedpost Group nemzetközi csapata világszinten követi az elektronikus számlázási szabályozásokat, trendeket és rendszeresen ütemtervet készít a piaci változásokról.
Ha nemzetközi piacon is tevékenykedik a vállalkozása, akkor javasoljuk, hogy iratkozzon fel a globális e-számla megfeleléssel foglalkozó, angol nyelvű tematikus hírlevelünkre, vagy kérdezze szakértő kollégáinkat.
A Unifiedpost Group minősített Peppol hozzáférési pont. Több mint 60 országban biztosítjuk a globális e-számla megfelelést. A formátum- és csatornafüggetlen számlafogadás termékünk multi-, nagy- és közepes vállalatok tömeges e-számla fogadási folyamatát automatizálja, a számlaküldés termékünk az e-számla küldés folyamatát. Emellett számos megoldásunk van az e-számla és e-dokumentum automatizálás professzionális szintre emeléséhez. Kérdése van? Töltse ki az honlapon található űrlapot, és visszahívjuk Önt!
Tudjon meg többet a termékeinkről!
Számlafogadás | elektronikus számlák automatizált fogadása
Számlaküldés | tömeges e-számla és dokumentum küldése egy kattintásra
Digitális faktoring | a legmodernebb digitális finanszírozás
NAV 3.0 alapú elektronikus számlafogadás | Profi, egységes számlafeldolgozás
Nemzetközi e-számla megfelelés | Regisztráljon az angol nyelvű, tematikus hírlevélre
Peppol hálózat | Peppol hozzáférési pont vagyunk
