#unifiedpost #hungary #eszámlaszolgáltató #eszámla #tömegeseszámla #automatizálás #számlafogadás #számlaküldés #peppol #eszámlamegfelelés
Tartalomjegyzék
Számlázási folyamatok hatékonyan
Számlázás mindig is a vállalkozások egyik legfontosabb, ám időrabló feladata volt. Azonban, ma már számos automatizált eszköz és megoldás áll rendelkezésre a vállalkozások számára a számlázási folyamatok hatékonyabbá és gyorsabbá tételére. A számla automatizálás egy olyan technológia, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy egyszerűsítsék és felgyorsítsák a számlázási folyamatokat. Számos megoldás van a piacon, de a nagyobb mennyiségű számlacsere esetén csak kevés felel meg a vállalatok igényeinek. Nem mindegy, hogy hogyan választanak e-számla szolgáltatót. Ebben a cikkben a számla automatizálás fontosságáról és előnyeiről lesz szó.
Mi is pontosan a számla automatizálás?
Számla automatizálás olyan folyamat, amely során a számlázási folyamatokat számítógépes rendszerek és szoftverek segítségével automatikusan végzik. Ez magában foglalja a számlák létrehozását, elküldését, fogadását, rendszerezését, adatok felvitelét (például PO szám rávezetése, vagy vállalatspecifikus adatok), számla és rendelés összevezetését, archiválást is. A legtöbb számla automatizálási rendszer egy felhőalapú megoldás, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy bárhol és bármikor hozzáférjenek a szükséges információkhoz.
Mik a számla automatizálás előnyei?
A számla automatizálásnak számos előnye van, amelyek segítenek a vállalkozásoknak időt és pénzt és erőforrást megtakarítani. Ezek közé tartozik:
1. Hatékonyság növelése
A számla automatizálás lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy gyorsabban és hatékonyabban végezzék el a számlázási feladatokat. Ezáltal növelhetik a termelékenységet és minimalizálhatják a hibák számát.
2. Időmegtakarítás
Manuális számlázás esetén a számlák létrehozása és elküldése sok időt igényel. A számla automatizálás segítségével ezeket a feladatokat percek alatt elvégezhetők. Minél nagyobb egy vállalat, minél több számlát cserél a beszállítóival, annál többet ér az az idő, amit a vállalat megtakarít.
3. ESG
A hagyományos számlázási folyamatok során rengeteg papírt és nyomtatott anyagot használnak, ami szembe megy az ESG törekvésekkel. A számla automatizálás segítségével maximalizálhatjuk a környezetvédelmi erőfeszítéseket.
4. Pontosabb Számlák
Az automatizált folyamatok minimalizálják a hibalehetőségeket, így a számlák pontosabbak lesznek. Nem kell időt pazarolni ellenőrzésekre. Ez növeli a felek közötti elégedettséget és csökkenti a viták esélyét.
Van, aki nem automatizálja a számlázási folyamatokat, és van, aki igen
Sok vállalkozás növelte a hatékonyságát digitális transzformációval, és az e-számla, e-dokumentum küldés-fogadást teljesen elektronikusan oldja meg, addig más cégeknél idegenkednek a változástól.
Ahol maradnak a hagyományos, házon belüli megoldásoknál, ott sok a hiba, elakadás, és költségesebb is a folyamat. A kihívás abban rejlik, hogy jellemzően a beszállítók különféle formátumokban és csatornákon küldik a számláikat. A számlafogadó nagyvállalatnak jogos igénye, hogy bizonyos adat rákerüljön a számlákra. De sok esetben ezeket az azonosítókat a beszállítók elfelejtik. A feldolgozáskor is elveszthetnek adatok. Különböző formátumokból manuálisan kinyerni az információt költségesebb és időigényesebb folyamat. A hibák emellett drámaian csökkentik a hatékonyságot.
Ennek eredményeképpen e feladatok elvégzése nagymértékben az emberi intelligenciára támaszkodik. Munkaórákat, energiát pazarolnak el a dokumentumok tartalmának gondos áttekintésével és a megfelelő adatok kézi bevitelével a további rendszerekbe.
Hogyan jelenik meg a számla automatizálás a beszerzési folyamatokban?
A dokumentum- és adatcsere teljes körű automatizálásához a vállalkozásoknak át kell gondolniuk a következő három lépés végrehajtásának módját:
- Hogyan rögzítik a beszállítói dokumentum tartalmát. Például megbízhatóan és pontosan kivonják-e az adatokat és a további szöveges elemeket a PDF-dokumentumokból? A nagyfokú pontosság létfontosságú, mivel az adatokra a munkafolyamat további szakaszában szükség van.
- Hogyan történik a kinyert adatok feldolgozása? A dokumentumoknak meg kell egyezniük a korábbi dokumentumokkal, például a megrendelésekkel és a megrendelés-visszaigazolásokkal. Automatizálás nélkül elég egyetlen hiba az adatkivonatolásnál, ami többletmunkához vezet.
- Hogyan történik az adatok továbbítása a beszerzési célrendszerbe? A beszerzési célrendszer általában egy ERP-rendszer vagy azzal egyenértékű számviteli szoftver. Az adatokat és információkat zökkenőmentesen kell átadni a rendszerbe, valamint a megfelelő módon kell tárolni és archiválni.
Sok oka van az e-számla csere automatizálásának, de nem mindegy hogyan zajlik a folyamat.
Milyen kihívással kerülnek szembe a vállalkozások a számla automatizációnál
- Technológiai összeköttetés. Ha egy vállalkozás valóban automatizálni akarja beszerzési folyamatait, elengedhetetlen, hogy zökkenőmentes és hibamentes legyen a digitális összeköttetés a beszállítókkal. Ez az alapja a megbízható, digitális adat- és dokumentumcserének. A vállalkozásoknak rendelkezniük kell a stabil technológiai alappal, ha kezelni akarják a beszállítói és beszerzési részlegek közötti bonyolult kommunikációs folyamatokat.
- Kétirányú folyamat. A dokumentumok és adatok elektronikus úton történő cseréje már régóta lehetséges. Az EDI (elektronikus adatcsere) és a portálok használata tette ezt lehetővé. Az EDI túl drága és bonyolult, a portálok pedig általában időigényes adatbevitelt igényelnek mind a szállító, mind a vevő részéről. Az OCR (Opical Character Recongition) technológiákkal sikerült elérni egy bizonyos szintű félautomatizálást a dokumentumok beolvasásával, és az adatok kinyerésével. Az adatkivonatolás pontossága azonban nem mindig 100%-os, és még mindig további kézi ellenőrzéseket igényel. Az OCR egyirányú eszköz, amely nem teszi lehetővé az adatok és a dokumentumok mindkét irányba történő áramlását. Ezért nem teremti meg a beszállító és a vevő közötti automatizált, zavartalan elektronikus dokumentum és számla csere lehetőségét.
- Külpiacra lépés. Ha nemzetközi piacon is aktív egy vállalkozás, akkor a helyi e-számlázási és adómegfelelés kihívást jelenthet néhány számlázó rendszernek. A szabályok gyorsan változnak és piaconként eltérnek.
- Kiszervezni vagy belsős fejlesztésként
- Biztonság. Az üzleti adatokat a cégek többsége félti, így ez is egy meghatározó döntőpont a számla automatizálásnál.
- Mindig a vállalkozásnak kell mérlegelnie, hogyan szeretné megvalósítani a számla automatizálást.
Hogyan definiálható egy e-számlaszolgáltató szerepe a számla csere automatizálásában
Egy jó e-számlaszolgáltató 100%-os adatkinyeréssel automatizálja a bejövő és kimenő e-számlák és e-dokumentumok cseréjét. Biztosítja a kétirányú folyamatot. Beépül a számlafogadó nagyvállalat és a beszállítói közé, ideálisan fejlesztés nélkül, minden rendszert, csatornát, formátumot kezel.
Alkalmazkodik a meglévő ERP, CRM és könyvelési rendszerekhez, így nincs rizikós, időigényes fejlesztés.
Ellenőrzésekkel, adatdúsítással, archiválással, jogszabályi megfeleléssel egészítheti ki a szolgáltatását.
Hosszútávon is végig tudja kísérni a vállalatot, vállalatcsoportot a növekedése során, nincsenek kapacitás korlátai.
A beágyazottsága kiváló a hazai és nemzetközi piacokon is rendelkezik megbízható megoldással.
Az e-számlaszolgáltató vállalja a felelősséget, így érdekelt a legmagasabb biztonság fenntartásában. Saját fejlesztőcsapattal folyamatosan tökéletesíti a szolgáltatását.
Összefoglalás
A számla automatizálás olyan technológia, amely megkönnyíti a vállalkozások életét. Gyorsabbá és hatékonyabbá teszi a számlázási folyamatokat, és segít megtakarítani időt és pénzt. Bármely vállalkozás számára érdemes megfontolni a számla automatizálás bevezetését a mindennapi üzleti tevékenységébe, hogy az igazán értékteremtő tevékenységére fókuszálhasson.
Melyik e-számlaszolgáltatót válasszam?
Számos e-számlaszolgáltató van a piacon, de nem mindegy hogyan választunk, pláne egy erősen variábilis piacon. Egy rossz választás többletköltséggel, fejlesztésekkel, késedelemmel járhat. Összeállítottunk egy cikket arról, hogyan válasszunk elektronikus számla szolgáltatót.
A Unifiedpost Hungary minősített Peppol hozzáférési pont. Több mint 60 országban biztosítjuk a globális e-számla megfelelést. A formátum- és csatornafüggetlen számlafogadó termékünk multi-, nagy- és közepes vállalatok tömeges e-számlafogadási folyamatát automatizálja. A számlaküldés termékünk az e-számlaküldés folyamatát. Emellett számos megoldásunk van az e-számla és e-dokumentum automatizálás professzionális szintre emeléséhez. Kérdése van? Töltse ki az honlapon található űrlapot, és visszahívjuk Önt!
Külpiacon is számláz? Export kitettsége van?
A Unifiedpost csapata folyamatosan nyomon követi az e-számlázási és nemzetközi e-számlamegfelelési változásokat. A legfrissebb információkat dióhéjban összegyűjtöttük ezen az oldalon.
Tudjon meg többet az e-számlázási termékeinkről!
Számlafogadás | elektronikus számlák automatizált fogadása
Számlaküldés | tömeges e-számla és dokumentum küldése egy kattintásra
Digitális faktoring | a legmodernebb digitális finanszírozás
NAV 3.0 alapú elektronikus számlafogadás | Profi, egységes számlafeldolgozás
Nemzetközi e-számla megfelelés | Regisztráljon az angol nyelvű, tematikus hírlevélre
Peppol hálózat | Peppol hozzáférési pont vagyunk
Videó | Itt az ideje az automatizálásnak!
automatizáció automatizálás belga e-számlázás belga elektronikus számla reform digitalizációs projekt e-számla e-számla automatizálás e-számla szolgáltató e-számlázás e-áfa elektronikus számla befogadása elektronikus számlacsere automatizálás elektronikus számla szabályai elektronikus számla szolgáltató elektronikus számlázás Elektronikus számlázási titkok EN16931 elektronikus számlázási szabvány esettanulmány ETAF e-számlázás faktorálás GENA interjú Kérdezték kérdezték válaszolunk kérdezték válaszolunk videósorozat külföldre számlázás szabályai Lengyelországi e-számla reform mazars automatizált folyamatok modern dokumentumkezelés nemzetközi e-számlázás németországi e-számla reform online számla adatszolgáltatás peppol Peppol számlázás számla kötelező tartalmi elemei trend tömeges dokumentumfogadás tömeges dokumentumküldés tömeges e-számlázás unifiedpost unifiedposthungary ViDA jogalkotási csomag videósorozat válaszolunk videósorozat Áfa a digitális korban
