Az e-számlázás evolúciója

Szerző: | dec 1, 2022 | e-számlázás

eszamla #unifiedpost #dokumentumkuldes #dokumentumfogadas

A Unifiedpost Hungary megvalósítja a vállalkozásoknál a nagy mennyiségű e-számla és e-dokumentum küldését–fogadását, dokumentum formátumtól és csatornától függetlenül.

Számlázás az Ókorban

A számlázás több ezeréves történelme Mezopotámiaban kezdődött, a mai Irak, Kuvait, valamint Szíria és Törökország egyes területein. A mezopotámiai kereskedők hitellevélként agyagtáblákat használtak. Az 1500-as évektől az 1700-as évekig a számlákat papírra írták le, de nem a mai formában és tartalommal. Sokkal inkább levélre hasonlítottak ezek a korai számlák.

Számlázás az ipari forradalom idején

A 18. század végén, a kezdődő ipari forradalom megsokszorozta a tranzakciók számát és ez a gyorsaság megkívánta a kifinomultabb számlaformák létrehozását. Rendszert vittek a számlázásba. A dokumentumok tartalma kezdett hasonlítani a ma használatos számlákhoz. Szerepelt rajtuk a vevő és az eladó adata, a kiállítás dátuma, az áruk, a mennyiség és az egységárak felsorolása. Az 1900-as évek elején egyre több cég modernizált. Nyomdagépet vásároltak és elkezdték a számlákat logóval nyomtatni. Más cégek írógépeket használtak a számlák kiállításához.

Az e-számlázás evolúciója agyagtáblától a modern e-számlázásig

Az e-számlázás kezdete

Az e-számlázás, azaz az elektronikus számlázás az 1960-as években kezdődött, amikor kifejlesztették az első EDI (elektronikus adatcsere) rendszert. Az EDI-rendszerek összekapcsolják a vállalatokat és kereskedelmi partnereiket, lehetővé téve mindkét fél számára a dokumentumok, például számlák és a megrendelők továbbítását. Akkoriban persze ez is kezdetleges volt. A számlákat még ki kellett nyomtatni és elpostázni. De a munkára fordított idő és az adatok begépelése némileg csökkent.

Az 1970-es években az IBM kereskedelmi forgalomba helyezett 3800 lézernyomtatót, amik lehetővé tették a és nagy mennyiségű nyomtatást, így tovább egyszerűsítették a számlák készítését.

Az e-számlázás napjainkban

Az 1990-es évektől kezdődően egyre több vállalat kezdett számlázó webalkalmazásokat használni, amelyek EDI-fájlok feltöltésére szolgáltak, és kompatibilisek voltak a PDF, CSV és XML formátumokkal. A kényelem és a kötelező dokumentummegőrzés miatt elterjedt a különféle e-számla rendszerek használata. A modern e-számlázási rendszerek lehetővé teszik az elektronikus számlázást. Az elektronikus számlázás (vagy „e-számla”) számlázási bizonylat elektronikus cseréje a szállító és a vevő között. Strukturált elektronikus formátumban történő küldés és fogadás esetén a számla automatikusan feldolgozható, hagyományos papírmunka nélkül.

Míg a koncepció nagyjából ugyanaz az egész világon, a jogi követelmények országonként eltérőek. A formátumok, a csatornák, az eljárások és a helyi e-számlázási szabályok is változatosak. Van, ahol szigorúbb a szabályozás, és van, ahol enyhébb. Az utóbbi piacokon dinamikusan változnak az elvárások. Ez nagy kihívást jelent a nemzetközi porondon tevékenykedő vállalkozások számára. Ennélfogva a Unifiedpost nemzetközi csapata rendszeresen webináriumokat szervez, hogy bemutassa a nemzetközi adóügyi digitalizációs folyamatokat.

E-számlázási szabványok

Az európai szabvány

Az Európai Bizottság és az EU-tagok európai szabványt vezettek be a B2G (Business-to-Government) és G2G (Government-to-Government) tranzakciókhoz kapcsolódó e-számlázásra. Ez a 2014/55/EU európai irányelv szabályozza. Az európai szabvány egy szemantikai adatmodell, amely felsorolja azokat a szükséges elemeket, amelyeket egy e-számlának tartalmaznia kell ahhoz, hogy jogi- és adóügyi szempontból is megfeleljen a követelményeknek. Ez az adatmodell technológiasemleges, két XML formátuma az UBL és CII.

A Peppol szabvány

A Peppol, azaz a Pán-Európai Online Közbeszerzési felület egy nemzetközi hálózat, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy biztonságosan cseréljenek dokumentumokat és adatokat más regisztrált felhasználókkal. A vállalkozások egy hozzáférési ponton keresztül csatlakoznak a Peppol hálózathoz, és minden e-számlát a Peppol keretrendszerben dolgoznak fel. Jelenleg körülbelül 200 hitelesített hozzáférési pont-szolgáltató működik nemzetközi szinten. A Unifiedpost is Peppol hozzáférési pont, azaz Peppol kompatibilis számlázók vagyunk. 32 országban vagyunk jelen.

Az EDIFACT szabvány

Az EDIFACT az „Adminisztrációs, Kereskedelmi és Szállítási Elektronikus Adatcsere” rövidítése. Ez egy globális szabályrendszer, amelyet 1986-ban fejlesztettek ki két vagy több üzleti partner közötti, EDI-n keresztül történő, vállalatok közötti elektronikus adatcserére. Az EDIFACT-ot az Egyesült Nemzetek Szervezete (ENSZ) határozta meg, és széles körben használják Európában. A szabvány meghatározza a megfelelő e-számlázáshoz szükséges cím típusát, formátumát és infrastruktúráját.

Országspecifikus szabványok

Egyes országok saját követelményeiknek megfelelően speciális szabványokat alkalmaznak. Például Olaszországban a FatturaPA, ami egy XML számlázási formátum. 2019. január 1. óta az üzleti számlák túlnyomó többségét az Olasz Adóhivatal e-számlázó platformjára, a Sistema di Interscambio-ra (SdI) kell benyújtani. Ez segít az olasz kormánynak az egész országban nyomon követni az e-számlákat.

Az e-számlázás működéséhez három kulcsfontosságú dologra is szükség van

1. E-számlázási azonosító

Először is, minden e-számlázásban részt vevő félnek saját e-számlázási azonosítóval kell rendelkeznie. Az e-számlázási azonosító országonként és szolgáltatóként változhat. Például szabványos e-mail cím vagy egyéb egyedi azonosító szám.

2. Formátumok

Az e-számlázási formátumokat gyakran az egyes országok határozzák meg. Egy elterjedt európai formátum az XML, amelyet minden ország úgy alakított át, hogy országspecifikus információkat tartalmazzon, mint például adószám, globális helyszám (GLN) – egy 13 jegyű szám, amely globálisan egyedileg azonosít, vagy a Data Universal Numbering System (DUNS) – a Dun & Bradstreet által kiadott 9 jegyű számsor.

3. Infrastruktúra

Az e-számlák cseréjére általában háromféle infrastruktúra létezik. 2 szereplős modell – egy egyszerű, P2P (peer-to-peer) modell, amelyben a szállító és a vevő elektronikus dokumentumokat cserél EDI vagy XML fájlok használatával. A 3 szereplős modell – a szállító és a vevő ugyanazt a harmadik féltől származó szolgáltatást használja a dokumentumok cseréjéhez. A külső szolgáltató használhatja a felhőalapú vagy e-számlázó szoftvert. Továbbá a 4 szereplős modell – mind a szállító, mind a vevő különböző szolgáltatókat használ elektronikus dokumentumaik feldolgozásához. Itt a két szolgáltató együtt dolgozik, hogy a vállalkozásokat és szervezeteket összekötő nemzetközi hálózaton keresztül valósítsa meg az e-számla küldés-fogadást.

A megfelelő e-számlázó szoftver/szolgáltató kiválasztása

Mivel nincs egyedülálló globális e-számlázási formátum, előnyös olyan e-számlázó szoftvert és szolgáltatót választani, amely automatikusan konvertálja az adatokat, és minden formátumot támogat.

Egy megbízható szolgáltatónak csatlakoznia kell a nemzetközi hálózatokhoz, hogy biztosítsa az adómegfelelést számos országban, eltérő szabványokkal. Érdemes olyan szolgáltatóban gondolkodni, aki nem csak az e-számlázás, hanem az e-dokumentum küldésben is bizonyított.

Jó, ha van folyamatosan rendelkezésre álló magyar és angol nyelven is helytálló háttértámogató csapat. Érdemes megnézni a honlapján a referenciákat, és azt is, hogy mióta tevékenykedik a piacon. Egy megbízható, stabil nemzetközi háttérrel rendelkező szolgáltató mindig jobb választás.

Unifiedpost Group bemutatása

A Unifiedpost Groupot 2001-ben Belgiumban alapították. Mostanra 32 országban 1400 főnél több munkavállalója van. Engedéllyel rendelkező pénzügyi szolgáltató és a SWIFT tagja.

2500 felett van a termékeinket használó nagyvállalatok és kormányzati szervek száma, továbbá 1 milliónál is több KKV is velünk dolgozik. A digitális felhasználóink száma meghaladja az 5 milliót. Éves szinten 500 milliónál is több e-számla és dokumentum automatikus küldésében-fogadásában segítünk.

A Unifiedpost Group ügyfelei az egyik legnagyobb üzleti háló, a Crossnet előnyeit élvezik. A hálózatban és azon kívül is vannak vállalkozások, szervezetek, klaszterek, akik biztonságos környezetben kezelhetik, küldhetik és fogadhatják a dokumentumaikat. EESPA, Európai E-számlázási Szolgáltatók Szövetség tagja és Peppol-hálózat hozzáférési pont is vagyunk. Mindezeken túl a csoport által szervezett angol nyelvű webinárokkal, cikkekkel segítünk a vállalkozásoknak a nemzetközi adóügyi digitalizáció ingoványos talaján eligazodni.

Archiválással támogatjuk a vállalkozásokat, hogy be tudják tartani a jogszabályi környezet által szabott dokumentummegőrzési kötelezettségüket. Sokan választják a gyors, hatékony, automatizált digitális e-számlázási megoldásainkat. A Connecting Businesses szlogenünk a Crossnet hálózatra utal.

A csoport tagja a Unifiedpost Hungary megvalósítja a vállalkozásoknál a nagy mennyiségű e-számla és e-dokumentum küldését–fogadását, dokumentum formátumtól és csatornától függetlenül.

Váltson automatizált digitális megoldásra!
Kérdezze a sales csapatunkat, akik készséggel állnak rendelkezésére!

Tudjon meg többet a termékeinkről!
Channel | e-számlaküldés, tömeges dokumentumküldés
Collect | e-számlafogadás, tömeges dokumentumfogadás
Digitális faktoring | mobilról intézhető, rugalmas, gyors

Modern dokumentumkezelés?

Az Ön vállalkozásának az életét is megkönnyíthetik az automatikus, digitális, tömeges e-számla és e-dokumentum küldés-fogadási megoldásaink. Kérdezzen, tudjon meg többet a termékeinkről!

További cikkek

Interjú a Unifiedpost Hungary CEO-jával, Sághy Balázzsal

Interjú a Unifiedpost Hungary CEO-jával, Sághy Balázzsal

Egyre többen érdeklődnek a modern dokumentumkezelés iránt, mert idő-, energia- és költséghatékonyabbá szeretnék változtatni az üzleti adminisztrációjukat. Interjú a témában a Unifiedpost Hungary CEO-jával, Sághy Balázzsal.

Dokumentumkezelés

Dokumentumkezelés

A modern dokumentumkezelés már nem újdonság, hanem digitális transzformációs alap. Mit nyernek vele a vállalkozások? Mennyibe kerül?

Esettanulmány Mazars

Esettanulmány Mazars

Az üzleti versenyben az nyer, aki nem retteg a modernizációtól, hanem beépíti a folyamataiba. A Mazars a korábban manuálisan végzett munkafolyamatát automatizálta.

Digitalizálna? Kérdése van?

Töltse ki az űrlapot! Kérdezzen! A sales csapatunk készséggel áll rendelkezésére.