#eszamla #unifiedpost #dokumentumfogadas #dokuemtumkuldes #digitalizalas
A Unifiedpost Hungary megvalósítja a vállalkozásoknál a nagy mennyiségű e-számla és e-dokumentum küldését–fogadását, dokumentum formátumtól és csatornától függetlenül.
De mi történik pontosan, ha mi modernizáljuk, digitalizáljuk és automatizáljuk a tömeges e-számla fogadás vagy -küldés folyamatát? Kik a szereplők? Mennyi ideig tart a folyamat? Le kell -e cserélni a vállalatirányítási rendszert?
Kik az Ügyfeleink?
Olyan vállalkozások, akik nagy mennyiségű e-számlát, e-dokumentumot fogadnak vagy -küldenek, és nem csak digitalizálni, hanem automatizálni is szeretnék ezt a folyamatot. Általában, évi néhány ezer számla esetén már ajánljuk a megoldásunkat. Mert gyorsabb, pontosabb és biztonságosabb.
A könyvelési, beszerzési, értékesítési, cash flow, stb. folyamatok felgyorsulnak. A számlafogadást és számlaküldést automatizáló megoldásunk nagy terhet vesz le mind a pénzügy, mind a beszerzés, értékesítés, készletgazdálkodás válláról.
Egyrészről ügyfeleink az e-dokumentumot, e-számlát fogadók. Ők olyan vállalatok, akik nagy számú számlát fogadnak be különféle beszállítóktól. Kihívás, hogy a beszállítók többféle formátumban küldik azokat.
Nagy erőforrást igényel ezeknek az e-számláknak, e-dokumentumoknak a feldolgozása, lekövetése, a hibák javíttatása. Amikor ráébrednek, hogy a kézi feldolgozás nem hatékony, akkor fordulnak hozzánk. A mi megoldásunk biztosítja ezen számlák egységes formátumban történő, automatizált, tétel szintű feldolgozását.
Másrészről ügyfelünk minden e-számla és e-dokumentum küldő vállalkozás. A tőlük kapott e-számlákat átalakítjuk, és a fogadó által kért egységes formátumban továbbítjuk. A fogadó vállalatot mentesítjük az ellenőrzések alól és a hibák menedzselése is a mi feladatunk.
A számlaküldővel egyeztetjük az esetleges hibákat és hiányosságokat, aki azt azonnal tudja korrigálni, és így a fogadóhoz csak a hibátlan adattartalmú dokumentum jut el.
Minden digitalizációs elektronikus számla csere projektünkben három szereplő van. A fogadó, a küldő, és mi, az e-dokumentum szolgáltató.
Mit csinálunk mi valójában?
Leegyszerűsítve, a küldő dokumentumait a megszokott ERP szoftveréből bármilyen strukturálatlan (PDF, Postscript) vagy strukturált (EDI, XML, Edifact, Csv, IDoc,…) formátumban, szabványos átviteli csatornán keresztül (E-Mail, SFTP,OFTP2, AS/2,…) beküldi hozzánk az e-számlát vagy bármilyen más e-dokumentumot. Mi ellenőrzéseket végzünk rajta és olyan egységes strukturált adatformátumra alakítjuk, hogy a fogadó vállalatirányítási rendszere emberi beavatkozás nélkül, automatizáltan fel tudja dolgozni. A mi megoldásunkat használva a meglévő vállalatirányítási rendszert nem szükséges lecserélni.
Mi kell hozzá, hogy gombnyomásra tudjon egy vállalat e-számlát fogadni?
Minden, fogadó oldali digitalizációs elektronikus számla küldés-fogadás termékekhez kötődő projektünk a következő lépésekből áll:
- előkészítő szakasz
- setup és pilot időszak
- éles szakasz folyamatos szállítóaktiválással
Előkészítő szakasz
A projekt minden esetben megkereséssel indul, amit akár online is megtehet, kötelezettség nélkül a unifiedpost.hu felületén.
Ezután egy értékesítő kollégánkkal folyik igényfelmérés, majd IT technikai, megvalósítás fókuszú egyeztetés. Ezt követően ajánlatot adunk és szerződést kötünk.
Az igényfelmérésen részünkről az értékesítő kollégák vesznek részt, ügyfél oldalon például a cég beszerzője, pénzügyi vezetője, számviteli vezetője, gazdasági igazgatója. Mindenképp olyan személy, aki a teljes számlázási folyamatot átlátja és döntési jogköre van.
Ekkor kerül sor a következők átbeszélésére:
- milyen dokumentum típusokat szeretnének fogadni?
- mekkora mennyiségben?
- milyen csatornán keresztül?
- milyen strukturált adatra lesz szükség?
- szükséges -e számszaki ellenőrzés, vagy elegendő, ha a NAV előírásainak megfelelő adatokat kinyerjük, és feltesszük az e-számlára?
- kerüljön rá más, ügyfélspecifikus adat is, például rendelésszám?
- folytassunk -e formai ellenőrzéseket? (Formai ellenőrzéssel biztosítjuk, hogy az ügyfélnek fontos adat, például rendelésszám hibátlanul rajta legyen minden egyes beérkező e-számlán.)
Az IT technikai egyeztetés, ahogy a nevében is szerepel egy technikai jellegű megbeszélés, ahol döntően azok vesznek részt, akik a folyamat kialakítását végzik. Például ITs kollégák, folyamatmenedzserek, folyamat gazdák, processz optimalizálók, EDI szakértő, IT implementátorok.
Setup és pilot időszak
A fogadó oldalról a technikai megvalósító, a mi oldalunkról a projekt implementációért felelős kollégánk közösen alakítják ki a technikai infrastruktúrának és interfész fájlnak a felépítését.
Legalább 3 küldő beszállítótól kért valós adattartamú dokumentumokkal teszteljük a kialakított rendszert.
Az IT lefejleszti a teszt számlákból történő adatkinyerést az automatikus feldolgozhatósághoz (szállító egyedi mapping).
A csatornán való küldést teszt környezetben vizsgáljuk. Ezután következik a küldő és fogadó interfészek módosítása, precíziós beállítása (setup).
A bevezetési folyamat nagyságrendileg hat hetet vesz igénybe. Természetesen lehet ez az idő rövidebb is, amennyiben az ügyfél elég motivált és prioritásként kezeli a digitalizációs projektet.
Éles szakasz folyamatos szállítóaktiválással
Ha a többkörös teszt folyamatban minden tökéletes, akkor élesedik a rendszer, a fogadót produktívra állítjuk, majd elküldi részünkre a beszállítók listáját.
Ebben a folyamatban történik a beszállítók bekötése az automatikus számlafogadási rendszerbe. Az éles szakaszban a szállítóaktiválási csapatunk, ügyfél oldalról pedig a pénzügyi osztály (pénzügyi vezető és operatív szinten a projektfelelős) vesz részt.
Ennek a szakasznak az időigénye a beszállítói lista hosszától függ, ami lehet akár sok százas lista is. A szállítóaktiválás folyamatos és ennek megfelelően folyamatos, státuszegyeztetés zajlik az értékesítő kollégák és a fogadó cég között.
Ennyire egyszerű. Még költséges fejlesztésre sincs szükség.
Ismerje meg a termékeinket!
Legyen Ön is az ügyfelünk! Ugrás a kapcsolatra!
Számlafogadó | e-számlafogadás, tömeges dokumentumfogadás
Számlaküldő | e-számlaküldés, tömeges dokumentumküldés
