Mik a lépései a közös munkának tömeges e-számla küldés-fogadáskor?

Unifiedpost Group Hungary

#eszamla #unifiedpost #dokumentumfogadas #dokuemtumkuldes #digitalizalas

A Unifiedpost Group Hungary megvalósítja a vállalkozásoknál a nagy mennyiségű e-számla és e-dokumentum küldésétfogadását, dokumentum formátumtól és csatornától függetlenül.

De mi történik pontosan, ha mi modernizáljuk, digitalizáljuk és automatizáljuk a tömeges e-számla fogadás vagy -küldés folyamatát? Kik a szereplők? Mennyi ideig tart a folyamat? Le kell -e cserélni a vállalatirányítási rendszert?

e-számla
A szállítási lánc összes dokumentuma egy folyamatban kezelhető. Vegye fel velünk a kapcsolatot!

Kik az Ügyfeleink?

Olyan vállalkozások, akik nagy mennyiségű e-számlát, e-dokumentumot fogadnak vagy -küldenek, és nem csak digitalizálni, hanem automatizálni is szeretnék ezt a folyamatot. Általában, évi néhány ezer számla esetén már ajánljuk a megoldásunkat. Mert gyorsabb, pontosabb és biztonságosabb.

A könyvelési, beszerzési, értékesítési, cash flow, stb. folyamatok felgyorsulnak. A Collect & Channel megoldásunk nagy terhet vesz le mind a pénzügy, mind a beszerzés, értékesítés, készletgazdálkodás válláról.

Egyrészről ügyfeleink az e-dokumentumot, e-számlát fogadók. Ők olyan vállalatok, akik nagy számú számlát fogadnak be különféle beszállítóktól. Kihívás, hogy a beszállítók többféle formátumban küldik azokat.

Nagy erőforrást igényel ezeknek az e-számláknak, e-dokumentumoknak a feldolgozása, lekövetése, a hibák javíttatása. Amikor ráébrednek, hogy a kézi feldolgozás nem hatékony, akkor fordulnak hozzánk. A mi megoldásunk biztosítja ezen számlák egységes formátumban történő, automatizált, tétel szintű feldolgozását.

Másrészről ügyfelünk minden e-számla és e-dokumentum küldő vállalkozás. A tőlük kapott e-számlákat átalakítjuk, és a fogadó által kért egységes formátumban továbbítjuk. A fogadó vállalatot mentesítjük az ellenőrzések alól és a hibák menedzselése is a mi feladatunk.

A számlaküldővel egyeztetjük az esetleges hibákat és hiányosságokat, aki azt azonnal tudja korrigálni, és így a fogadóhoz csak a hibátlan adattartalmú dokumentum jut el.

Minden digitalizációs Collect & Channel projektünkben három szereplő van. A fogadó, a küldő, és mi, az e-dokumentum szolgáltató.

Mit csinálunk mi valójában?

Leegyszerűsítve, a küldő dokumentumait a megszokott ERP szoftveréből bármilyen strukturálatlan (PDF, Postscript) vagy strukturált (EDI, XML, Edifact, Csv, IDoc,…) formátumban, szabványos átviteli csatornán keresztül (E-Mail, SFTP,OFTP2, AS/2,…) beküldi hozzánk az e-számlát vagy bármilyen más e-dokumentumot. Mi ellenőrzéseket végzünk rajta és olyan egységes strukturált adatformátumra alakítjuk, hogy a fogadó vállalatirányítási rendszere emberi beavatkozás nélkül, automatizáltan fel tudja dolgozni. A mi megoldásunkat használva a meglévő vállalatirányítási rendszert nem szükséges lecserélni.

Mi kell hozzá, hogy gombnyomásra tudjon egy vállalat e-számlát fogadni?

Minden, fogadó oldali digitalizációs Channel és Collect termékekhez kötődő projektünk a következő lépésekből áll:

  • előkészítő szakasz
  • setup és pilot időszak
  • éles szakasz folyamatos szállítóaktiválással

Előkészítő szakasz

A projekt minden esetben megkereséssel indul, amit akár online is megtehet, kötelezettség nélkül a unifiedpost.hu felületén.

Ezután egy értékesítő kollégánkkal folyik igényfelmérés, majd IT technikai, megvalósítás fókuszú egyeztetés. Ezt követően ajánlatot adunk és szerződést kötünk.

Az igényfelmérésen részünkről az értékesítő kollégák vesznek részt, ügyfél oldalon például a cég beszerzője, pénzügyi vezetője, számviteli vezetője, gazdasági igazgatója. Mindenképp olyan személy, aki a teljes számlázási folyamatot átlátja és döntési jogköre van.

Ekkor kerül sor a következők átbeszélésére:

  • milyen dokumentum típusokat szeretnének fogadni?
  • mekkora mennyiségben?
  • milyen csatornán keresztül?
  • milyen strukturált adatra lesz szükség?
  • szükséges -e számszaki ellenőrzés, vagy elegendő, ha a NAV előírásainak megfelelő adatokat kinyerjük, és feltesszük az e-számlára?
  • kerüljön rá más, ügyfélspecifikus adat is, például rendelésszám?
  • folytassunk -e formai ellenőrzéseket? (Formai ellenőrzéssel biztosítjuk, hogy az ügyfélnek fontos adat, például rendelésszám hibátlanul rajta legyen minden egyes beérkező e-számlán.)

Az IT technikai egyeztetés, ahogy a nevében is szerepel egy technikai jellegű megbeszélés, ahol döntően azok vesznek részt, akik a folyamat kialakítását végzik. Például ITs kollégák, folyamatmenedzserek, folyamat gazdák, processz optimalizálók, EDI szakértő, IT implementátorok.

Setup és pilot időszak

A fogadó oldalról a technikai megvalósító, a mi oldalunkról a projekt implementációért felelős kollégánk közösen alakítják ki a technikai infrastruktúrának és interfész fájlnak a felépítését.

Legalább 3 küldő beszállítótól kért valós adattartamú dokumentumokkal teszteljük a kialakított rendszert.

Az IT lefejleszti a teszt számlákból történő adatkinyerést az automatikus feldolgozhatósághoz (szállító egyedi mapping).

A csatornán való küldést teszt környezetben vizsgáljuk. Ezután következik a küldő és fogadó interfészek módosítása, precíziós beállítása (setup).

A bevezetési folyamat nagyságrendileg hat hetet vesz igénybe. Természetesen lehet ez az idő rövidebb is, amennyiben az ügyfél elég motivált és prioritásként kezeli a digitalizációs projektet.

Éles szakasz folyamatos szállítóaktiválással

Ha a többkörös teszt folyamatban minden tökéletes, akkor élesedik a rendszer, a fogadót produktívra állítjuk, majd elküldi részünkre a beszállítók listáját.

Ebben a folyamatban történik a beszállítók bekötése az automatikus számlafogadási rendszerbe. Az éles szakaszban a szállítóaktiválási csapatunk, ügyfél oldalról pedig a pénzügyi osztály (pénzügyi vezető és operatív szinten a projektfelelős) vesz részt.

Ennek a szakasznak az időigénye a beszállítói lista hosszától függ, ami lehet akár sok százas lista is. A szállítóaktiválás folyamatos és ennek megfelelően folyamatos, státuszegyeztetés zajlik az értékesítő kollégák és a fogadó cég között.

Ennyire egyszerű. Még költséges fejlesztésre sincs szükség.

Legyen Ön is az ügyfelünk! Ugrás a kapcsolatra!

Collect | e-számlafogadás, tömeges dokumentumfogadás

Channel | e-számlaküldés, tömeges dokumentumküldés

Segíthetünk?

Vegye fel velünk a kapcsolatot.

Ezeket már olvasta?

Az e-számlázás evolúciója

Az e-számlázás evolúciója

Agyagtáblától a tömeges e-számlázásig és a modern dokumentumkezelésig. Az e-számla története mellett a cikkből választ kapunk arra is, hogy hogyan válasszunk e-számla és e-dokumentum szolgáltatót.