Hogyan zajlik egy tömeges e-számla projekt? – Ilyen velünk dolgozni 2024-ben

Szerző: | máj 15, 2024 | e-számlázás, tömeges e-számlázás

#eszamla #automatizálás #nemzetköziszámlázás #unifiedpost #hungary

hogyan zajlik egy tömeges e-számlázási projekt unifiedpost hungary

Miről szól ez a cikk?

A cikkben bemutatjuk, hogyan zajlik egy tömeges elektronikus számlázást automatizáló projekt, ami a beszállítói számlák zökkenőmentes fogadását teszi lehetővé multinacionális-, nagy- és középvállalatok számára.

Bevezető

Ahogy a digitális átalakulás egyre inkább meghatározza a vállalatok működését, az automatizált tömeges e-számlázás és e-dokumentum kezelés kulcsfontosságúvá válik a hatékonyság és a pontosság szempontjából. 2024-ben az üzleti vezetőknek, döntéshozóknak és felelős vezetőknek egy olyan e-számla szolgáltató partnerre van szükségük, aki biztosítja a nemzetközi és helyi piacvezető e-számlázási és e-dokumentum automatizációs megoldásokat, magas adatpontossággal, biztonságosan.

A tökéletes e-számla megoldás keresése

Az ügyfelek kulcsfontosságú érzelmi motivációi között szerepel a kudarctól való félelem, a tökéletesség iránti vágy, az időbeli nyomás. A 2024-es környezetben olyan tömeges e-számlázási és e-dokumentum küldési, fogadási és archiválási szolgáltatásokra van szükség, amelyek gyorsak, hibamentesek és biztonságosak.

A legjobb tömeges e-számla megoldások

Az ideális e-számla szolgáltató partner az, aki nem csupán a technológiai megoldásokat kínálja, hanem a biztonságot, a pontosságot és a gyorsaságot is garantálja. A globális adózási szabályozásoknak való megfelelés és a Peppol hozzáférés biztosítása olyan előnyöket jelent, amelyek segítenek a vállalatoknak a nemzetközi piacon való versenyképesség megtartásában.

A Unifiedpost Hungary minősített Peppol hozzáférési pont. A Unifiedpost Group kötelékében több mint 60 országban biztosítjuk a nemzetközi e-számla megfelelést. A formátum- és csatornafüggetlen termékeink a multi-, nagy- és közepes vállalatok tömeges elektronikus számla fogadási és küldési folyamatát automatizálják. Emellett számos megoldásunk van az e-számla és e-dokumentum automatizálás professzionális szintre emeléséhez. Kérdése van? Töltse ki a honlapon található űrlapot, és visszahívjuk Önt!  

A jövőbe tekintve

Az automatizált tömeges e-számlázás és e-dokumentum kezelés nem csupán a hatékonyságot növeli, de segít az ügyfeleknek a kudarcoktól való félelmük leküzdésében, a tökéletesség elérésében. A 2024-ben az ilyen partnerrel való együttműködés biztosítja a sikeres digitális átalakulást és a versenyelőny megtartását.

Mit csinálunk mi valójában?

Ügyfeleink azok a vállalatok, akik kiterjedt beszállítói hálózattal rendelkeznek (fogadók), és a nekik szállító cégek (küldők). Mi a mi szerepünk? Hogyan segítünk nekik? Nagyon egyszerűen, a küldő (gyakran nagyvállalati partner, beszállító) a számlákat vagy egyéb dokumentumokat a megszokott ERP szoftveréből bármilyen strukturálatlan (PDF, Postscript) vagy strukturált (EDI, XML, Edifact, Csv, IDoc,…) formátumban, szabványos átviteli csatornán keresztül (E-Mail, SFTP,OFTP2, AS/2,…) küldi.

Ez gyakorta hiányos, hibás vagy nem az a formátum, csatorna, amit a fogadó fél használ. Mi beépített ellenőrzéseket végzünk, rátesszük a szükséges információt, majd olyan egységes strukturált adatformátumra alakítjuk, hogy a fogadó fél vállalatirányítási rendszere emberi beavatkozás nélkül, automatizáltan fel tudja dolgozni.

A folyamat rendkívül gyors. Ezen túl kiegészítő szolgáltatásaink is vannak. Peppol hozzáférési pont vagyunk, és van globális adómegfelelési szolgáltatásunk is. De ez a cikk kifejezetten egy e-számla projekt bevezetését hivatott bemutatni, így a továbbiakban ezzel foglalkozunk.

Mi kell hozzá, hogy gombnyomásra tudjon egy vállalat tömeges e-számlát fogadni?

Minden, fogadó oldali digitalizációs elektronikus számla küldés-fogadáshoz kötődő projektünk a következő lépésekből áll:

 Tömeges e-számla projekt előkészítő szakasz

A projekt minden esetben megkereséssel indul, amit akár online is megtehet, kötelezettség nélkül a unifiedpost.hu felületén. Az ügyfél jelzi az igényét egy ingyenes konzultációra, és a sales csapat rövid időn belül felveszi vele a kapcsolatot. Az értékesítő kolléga igényfelmérést végez és válaszokat ad a felmerülő kérdésekre. Ezt az IT technikai, megvalósítás fókuszú egyeztetés követi, IT szakember bevonásával. Ajánlatot adunk, majd szerződést kötünk.

Kik vegyenek részt az e-számla projekt igényfelméréses megbeszélésén?

Az igényfelmérésen részünkről az értékesítő kollégák vesznek részt, ügyfél oldalon például a cég beszerzője, pénzügyi vezetője, számviteli vezetője, gazdasági igazgatója vagy egy ilyen összeállítású csapat. Mindenképp olyan személy, aki a teljes számlázási folyamatot átlátja és döntési jogköre is van.

Ekkor kerül sor a következők átbeszélésére:

– Milyen dokumentum típusokat szeretnének fogadni?

– Mekkora mennyiségben?

– Milyen csatornán keresztül?

– Milyen strukturált adatra lesz szükség?

– Szükséges-e számszaki ellenőrzés, vagy elegendő, ha a NAV előírásainak megfelelő adatokat kinyerjük, és feltesszük az e-számlára?

– Kerüljön rá más, ügyfélspecifikus adat is, például rendelésszám?

– Folytassunk-e formai ellenőrzéseket? (Formai ellenőrzéssel biztosítjuk, hogy az ügyfélnek fontos adat, például rendelésszám hibátlanul rajta legyen minden egyes beérkező e-számlán.)

Nem dobálózunk szakszavakkal, a megbeszélésen a kollégáink minden esetben úgy tájékoztatnak és úgy kérdeznek, hogy az egyértelmű legyen. Sőt, igény esetén példákat hoznak, mutatnak. Nem maradnak kérdőjelek.

Kik vegyenek részt a tömeges e-számla projekt IT technikai megbeszélésén?

Az IT technikai egyeztetés, ahogy a nevében is szerepel egy technikai jellegű megbeszélés, ahol döntően azok vesznek részt, akik a folyamat kialakítását végzik. Például ITs kollégák, folyamatmenedzserek, folyamat gazdák, folyamat optimalizálók, EDI szakértő, IT implementátorok.

Setup és pilot időszak- kik, mit, hogyan

A fogadói oldalról a technikai megvalósító, a mi oldalunkról a projekt implementációért felelős kollégánk közösen alakítják ki a technikai infrastruktúrának és az interfész fájlnak a felépítését. Legalább 3 küldő beszállítótól kért valós adattartamú dokumentumokkal teszteljük a kialakított rendszert. Az IT lefejleszti a teszt számlákból történő adatkinyerést az automatikus feldolgozhatósághoz (szállító egyedi mapping). A csatornán való küldést teszt környezetben vizsgáljuk. Ezután következik a küldő és fogadó interfészek módosítása, precíziós beállítása (setup).

Mennyi ideig tart a tömeges e-számla projekt bevezetése?

A bevezetési folyamat nagyságrendileg hat hetet vesz igénybe. Természetesen lehet ez az idő rövidebb is, amennyiben az ügyfél elég motivált és prioritásként kezeli a digitalizációs projektet.

Éles szakasz folyamatos szállítóaktiválással

Ha a többkörös teszt folyamatban minden tökéletes, akkor élesíthető a rendszer, a fogadót produktívra állítjuk, majd elküldi részünkre a beszállítók listáját. Ebben a folyamatban történik a beszállítók bekötése az automatikus számlafogadásba. Ennek a szakasznak az időigénye a beszállítói lista hosszától függ, ami lehet akár sok százas lista is. A szállítóaktiválás folyamatos és ennek megfelelően folyamatos, státuszegyeztetés zajlik a kollégáink és a fogadó cég között.

Kik vesznek részt az e-számla projekt éles szakaszában?

Az éles szakaszban a szállítóaktiválási csapatunk, ügyfél oldalról pedig általában a projektfelelős vesz részt, esetleg bevonva a pénzügyi osztályt, tájékoztatva a pénzügyi vezetőt.

Tudta?

A Unifiedpost Hungary nemzetközi e-számla szolgáltató és Peppol hozzáférési pont. Segítünk a globális e-számlamegfelelésben, hogy a vállalkozásoknak ne kelljen amiatt aggódnia melyik országban épp mi a jogszabályi követelmény. Emellett az elektronikus számla automatizációs megoldásunk beépül az elektronikus számla fogadó és az elektronikus számla küldő meglévő rendszerei közé, kiemeli a számla adatot, és a kívánt formátumra alakítja, adatdúsítást és ellenőrzéseket végez, jóváhagyásra vagy javításra küldi az elektronikus számlát, mindezt gyorsan, 100% adatpontossággal és biztonsággal. A megoldás nem igényli a meglévő rendszerek, programok cseréjét. Így nincs költséges és időigényes fejlesztés sem. Rendszerünk képes bekérdezni a NAV rendszerébe, az onnan letöltött számlák adatait számlaképpel kiegészíteni, valamint az Ön ERP rendszere által feldolgozható formátumba konvertálni.

Tudjon meg többet a termékeinkről!

E-számla fogadás | elektronikus számlák automatizált fogadása
E-számla küldés | tömeges e-számla és dokumentum küldése egy kattintásra
Digitális faktoring | a legmodernebb digitális finanszírozás
NAV 3.0 alapú elektronikus számlafogadás | Profi, egységes számlafeldolgozás
Nemzetközi e-számla megfelelés | Regisztráljon az angol nyelvű, tematikus hírlevélre
Peppol hálózat | Peppol hozzáférési pont vagyunk

Ne maradjon le a nemzetközi e-számlázási fejleményekről!

Továbbra is szorosan figyelemmel kísérjük a kötelező elektronikus számlázási reformokat, és amint újabb információk állnak rendelkezésre, tájékoztatni fogjuk a piacot. Ha rendszeres frissítéseket szeretne kapni tematikus hírlevelek vagy podcastok formájában, esetleg élvezetes beszélgetésből szeretne tájékozódni a nemzetközi adómegfelelésről és e-számla megfelelésről, akkor megteheti:

Ingyenes e-számla ütemterv, hogy ne érje meglepetés

Negyedévente frissítjük a nemzetközi e-számlázási ütemtervet, amiben a hatályos és várható e-számla reformokat mutatjuk be. Innen töltheti le a nemzetközi e-számlázási ütemtervet.

Segítünk megfelelni az e-számlázási előírásoknak, jelentkezzen ingyenes konzultációra, és sales csapatunk visszahívja.

Melyik e-számla szolgáltatót válasszam?

Számos e-számla szolgáltató van a piacon, de nem mindegy hogyan választunk, pláne egy erősen variábilis piacon. Egy rossz választás többletköltséggel, fejlesztésekkel, késedelemmel járhat. Összeállítottunk egy cikket arról, hogyan válasszunk elektronikus számla szolgáltatót. Egyet pedig arról, hogy mit érdemes figyelembe venni, ha Peppol szolgáltató pontot választunk.

adóügyi digitalizáció automatizáció automatizálás e-számla e-számla automatizálás e-számla számla e-számlázás E-számlázási modellek e-áfa elektronikus számla elektronikus számla befogadása elektronikus számlacsere automatizálás elektronikus számla kiállításának szabályai elektronikus számla módosítása elektronikus számla szabályai elektronikus számla sztornózása elektronikus számla és dokumentum csere automatizálás elektronikus számlázás esettanulmány ETAF e-számlázás GENA globális elektronikus számla reform hatékonyság interjú Kérdezték külföldre számlázás szabályai mazars automatizált folyamatok modern dokumentumkezelés nemzetközi e-számlázás Partnerprogram webinárium összefoglaló peppol Peppol számlázás számlafogadás számla kötelező tartalmi elemei számla megőrzési kötelezettség trend tömeges dokumentumfogadás tömeges dokumentumküldés tömeges e-számlázás unifiedpost unifiedposthungary válaszolunk videósorozat webinárium Áfa a digitális korban

A jövő nem a fáradozásról szól!

Változtassa meg a munkamódszereit, és érje el a 100%-os üzleti automatizálást! Ne ragadjon a múltban! Csatlakozzon velünk a digitális jövőhöz!

Az Ön vállalkozásának az életét is megkönnyíthetik az automatikus, digitális, tömeges e-számla és e-dokumentum küldés-fogadási megoldásaink. Kérdezzen, tudjon meg többet a termékeinkről!

Üzleti folyamatok egyszerűen és okosan, egy kattintásra.

A fent megjelent cikk a teljesség igénye nélkül, figyelemfelhívó céllal készült. Nem minősül tanácsadásnak. Javasoljuk, hogy mindig vegye figyelembe a cikk megjelenésének időpontját, mert előfordulhat, hogy a piac változása miatt a benne lévő információk később már nem aktuálisak!

peppol
nemzetközi e-számlázási roadmap ütemterv Unifiedpost Hungary

A videós tartalmainkat a Wistia logóra kattintva éri el.

Legutóbbi bejegyzések

További cikkek

Automatizálna? Kérdése van?

Töltse ki az űrlapot! Kérdezzen! Sales csapatunk készséggel áll rendelkezésére.