#eszamla #elektronikusszamlaszolgaltato #unifiedposthungary #unifiedpost #dokumentumfogadas
Ebben a cikkben bemutatjuk, hogy mire kell figyelni a megfelelő e-számla és e-dokumentum szolgáltató kiválasztása során.
Tartalomjegyzék
Az e-számla szolgáltató kiválasztása nem mindig egyszerű feladat
Az elektronikus számlázás ma már szinte minden vállalkozás számára elengedhetetlen, hiszen egyszerűbb, gyorsabb és olcsóbb folyamatokat tesz lehetővé. Az elektronikus számlázás (vagy „e-számla”) a számlázási bizonylatok elektronikus cseréje a szállítók és a vevő (azaz fogadó) között.
Strukturált elektronikus formátumban történő küldés és fogadás esetén a számla automatikusan feldolgozható, hagyományos papírmunka nélkül. Nincs felesleges költség és időveszteség. Minél több számlát fogad és küld egy vállalkozás, annál inkább fontos egy megbízható elektronikus számlázó szolgáltató.
Azonban a megfelelő e-számla szolgáltató kiválasztása nem mindig egyszerű feladat. A piacon több lehetőség áll rendelkezésre, és mindegyiknek megvannak a saját előnyei és hátrányai. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogy mire kell figyelni a megfelelő szolgáltató kiválasztása során, és segítünk a legjobb döntés meghozatalában.
Milyen előnyei vannak egy e-számla szolgáltatóval való együttműködésnek?
Az e-számlázási szolgáltatóval való együttműködés azonnali előnyökkel jár. Idő- és költségmegtakarítás, kevesebb emberi hiba, nemzetközi e-számla megfelelés és digitalizáció, hogy csak néhányat említsünk.
De mielőtt tovább görgetne, ha azért olvassa ezt a cikket, mert meg szeretne valakit meggyőzni, hogy végre váltsanak egy olyan e-számla programra, ami automatizálja a teljes folyamatot, akkor nézze meg ezt a rövid blog bejegyzést, ahol letölthető dokumentum is várja. A szolgáltatásainkról a cikk végén, vagy az oldalsávban tájékozódhat.
Mit kell figyelembe venni az e-számla szolgáltató kiválasztásakor
Fontos megérteni, hogy minden e-számla szolgáltató más és más. Van olyan e-számla szolgáltató, amelyik csak most lépett piacra. Csetlik-botlik, próbálkozik, de magabiztos média jelenléttel bír. Ilyet választani hazárdírozás lenne. Egyesek fejlettebb képességekkel rendelkeznek, automatizált számlafeldolgozást, nyomonkövetést és kifizetést biztosítanak, míg mások egyszerűbb számlázási funkciókat kínálnak; vagy csak az ellátási lánc egy kis részére összpontosítanak az e-számlázási megoldásaikkal.
Nagyobb vállalatok számára fontos a sok éves, bizonyítottan sikeres piaci jelenlét, a komplett megoldások. Sorra vesszük a további érveket, hogy megfelelő tudással felvértezve tudjon az e-számla szolgáltató kiválasztásába fogni.
Az e-számla szolgáltató kiválasztása több fontos tényezőt is magába foglal, beleértve a költségeket, ügyfélportfóliót, a funkciókat, az integrációt, ügyfélszolgálatot, a szabályozási környezet magabiztos ismeretét és a biztonságot. Önnek melyik a legfontosabb?
Az e-számla szolgáltatás költsége
Az e-számlázási szolgáltató által felszámolt költség az egyik legfontosabb tényező, amikor a megfelelő szolgáltatót keressük. Az e-számla szolgáltatók általában különböző csomagokat kínálnak, eltérő áron. Fontos, hogy az üzleti igényekhez igazodó megfelelő csomagot válassza ki, hogy elkerülje az alacsonyabb vagy magasabb díjakat, mint amire valójában szüksége van.
Az e-számlázási szolgáltatók díjai általában magukba foglalják a számla létrehozásának és elküldésének költségeit. Azonban néhány szolgáltató további díjakat számol fel, például a számla archiválásáért, a fizetési folyamatokért, bekötésért, set upolásokért, fejlesztésekért és az integrációk használatáért. Amivel nincs is baj, mert sok esetben így kedvezőbb, válalkozásra szabhatóbb a csomag, de nem árt tájékozódni ezekről.
Az összes díjat figyelembe kell venni, hogy az igényeinek megfelelő szolgáltatót válassza ki. Az ár, azonban korántsem minden. A megbízhatóság, teljekörűség jóval fontosabb. Hiába dolgozik egy a versenytársénál olcsóbb szolgáltatóval, ha többet veszít a kezdetleges technológia okozta késedelem, és a hibák miatt.
Kik az ügyfelei egy e-számla szolgáltatónak?
Minél komplexebb megoldásokkal rendelkezik, annál nagyobb vállalkozásoknak is tud biztonságosan és hatékonyan megoldást kínálni. Ha dobozos termékei vannak, amik csak részfolyamatokat fednek le, akkor csak egy bizonyos vállalkozás méretig fog tudni adott minőségű e-számlázási megoldást kínálni.
Tehát azt érdemes átgondolni, hogy csak az e-számlák vagy esetleg más dokumentumok cseréjét szeretnénk automatizálni. Majd annak megfelelően, érdemes célirányosan keresni olyan e-számla és e-dokumentum szolgáltatót amelyik azt az automatizáltsági szintet képes biztosítani, mint amire szükségünk van.
Mérlegeljük, hogy egy kisebb szolgáltató nem fogja tudni lekövetni a vállalkozásunk növekedését, fejlődő igényeit, így már középtávon is válasszunk olyan e-számla szolgáltatót, amelyik képes erre.
Az impozáns ügyfélportfólió megannyi zökkenőmentes vállalati e-számla projektet jelent. A Unifiedpost Hungary büszke az ügyfeleire. Az Unifiedpost Group az e-számlák, e-fizetések, e-megrendelések és e-finanszírozás vezető hálózatát működteti Crossnet név alatt. Világszerte már több mint egymillió vállalat cseréli ki dokumentumait a Crossnet-en keresztül.
E-számla szolgáltatás funkciók
Az e-számla szolgáltatók különböző funkciókat kínálnak beleértve az e-archiválást, a számlaigazolási folyamatot, a teljes automatizálást, az e-számlák és hozzájuk tartozó dokumentumok automatikus összerendezését, NAV adatletöltést. Tisztázzuk, hogy mire van, és a jövőben mire lehet szükségünk.
Integráció és hozzáadott értékű e-számla szolgáltatások
Az e-számlázási szolgáltató kiválasztásakor célszerű olyan szolgáltatót választani, amely a lehető legkevesebb zavart okozza az Ön jelenlegi üzleti felépítésében. Ez azt jelenti, hogy olyan szolgáltatót kell választani, ami miatt nem szükséges lecserélni a meglévő vállalati erőforrás-tervezési (ERP) és számviteli szoftvereket. Egyeztesse előre ezeket a kérdéseket! Szükség van integrációra? Hogyan zajlik? Mennyi idő egy e-számla projekt bevezetése? Van olyasmi, amit a vállalkozás fog elvégezni? Minél zökkenőmentesebben zajlik az integráció, annál gyorsabban lehet élvezni az automatizált e-számla program nyújtotta kényelmet. Az ideális, ha nincs szükség nagyobb informatikai munkára.
A zökkenőmentes integráció előnye mellett egyes e-számla szolgáltatók által kínált értéknövelt szolgáltatások is rendelkezésre állnak. Ezek közé tartozhatnak:
Fizetési linkek a számlákhoz – Az ügyfeleket egy egyszerű online oldalra vezetik a tranzakció befejezéséhez, további infrastruktúra kiépítése nélkül.
Digitális biztonságos archívum – Gyors és biztonságos hozzáférés a régebbi fájlokhoz anélkül, hogy fizikai tárhelyet foglalna le. Ez létfontosságú lehet az archiválási törvények szempontjából, amelyek előírhatják, hogy pénzügyi dokumentumait bizonyos számú évig biztonságosan tárolni kell, és kérésre be kell tudni mutatni az adóhatóságnak.
Elektronikus aláírás – Az elektronikus aláírás hozzáadása azzal az előnnyel jár, hogy garantálja a számlák sértetlenségét és hitelességét, ami a nagyobb bizalom megteremtésén túl számos országban jogi követelmény is lehet.
Munkafolyamatok kialakítása- A szabályok és folyamatok meghatározásának lehetősége, hogy a bejövő számlák jóváhagyása sokkal egyszerűbbé váljon.
AI, azaz MI technológia használata – a Unifiedpost Hungary az e-számla befogadó termékében AI technológiát használ. (Connection Wizard).
Az e-számla szolgáltató ügyfélszolgálata
Az IT support támogatása fontos. A Unifiedpost Hungary ezt angol, német és magyar nyelven biztosítja. Ugyan a tapasztalat azt mutatja, hogy egy jól automatizált rendszerben ritkán van rájuk szükség, de az igény esetén fontos, hogy lehessen számítani a supportra. Egy felelős e-számla szolgáltató garantálja a kiváló szakember állományt.
Milyen megoldásai vannak az e-számla szolgáltatónak?
Egy jó e-számla szolgáltató rendelkezik olyan e-számlafogadó termékkel, mint a mi termékünk. Az elektronikus számla termékünk 100%-os adatbiztonsággal automatizálja a bejövő és kimenő e-számlákat és e-dokumentumokat is, így a fogadó vállalat és a beszállítói számára is biztosított a magas színvonalú szolgáltatás.
Jó, ha tisztában van azzal, hogy mennyire fejlett az e-számla szolgáltató kínálata. Például, hogy milyen automatizáltsági szintet biztosít a megoldásuk, tartalmaz-e a technológiájuk adatkivonatolást, ahol a szolgáltatás automatikusan kivonja az információkat, és ellenőrzi a pontosságot? Vagy a vállalkozásnak továbbra is kézzel kell átnéznie minden egyes beérkezett e-számlát? Testre lehet-e szabni az e-számla megoldást és az üzleti folyamataihoz illeszteni költséges fejlesztés nélkül?
Hasonlóképpen, az e-számla szolgáltató képes-e értelmezni bármilyen bejövő adatformátumot, és azt zökkenőmentesen lefordítani a vállalkozás meglévő rendszerei számára? Ez az Unifiedpost Hungary bejövő számlafogadó termékének az egyik legfontosabb jellemzője.
Ha a kimenő elemeket, vagy a rendeléstől a készpénzig tartó folyamatok automatizálását vesszük figyelembe, a vállalkozás képes-e bármilyen formátumú e-számlát létrehozni és bármilyen csatornán keresztül elküldeni? Vagy korlátot jelent több ERP-rendszer összekapcsolása? Ez különösen fontos a nagyobb vállalatok számára, amelyeknek több országban működő, eltérő szabályozásokkal rendelkező vállalkozásoknak kell számlákat küldeniük.
Része az e-számla szolgáltató valamilyen nemzetközi hálózatnak? Tud segíteni a nemzetközi e-számla küldés-fogadásban is, vagy csak adott országra korlátozza a megoldását, jogszabályi ismereteit, és az e-számla megfelelőséget. Le tudja majd követni a megoldásaival a vállalkozás igényeit akkor is, ha az külpiacra lép?
Nemzetközi e-számla megfelelés és e-számlázási előírások
A nemzetközi e-számla megfelelés témája fontos kérdés minden olyan vállalkozás számára, amely nem szorítkozik a hazai piacon való működésre. Érdemes olyan e-számla és e-dokumentum szolgáltatót választani, amelyik képes eligazodni a globális jogszabályi, adóügyi, e-számla szabályozási dzsungelben, mivel nincs két egyforma ország, formátum vagy rendszer, és ami van, az is dinamikusan változik.
Az e-számlázási szolgáltatónak rendelkeznie kell a megfelelő képességekkel ahhoz, hogy mind a helyi adóplatformokhoz, mind pedig az olyan biztonságos nemzetközi hálózatokhoz, mint a Peppol, csatlakozni tudjon.
Az interoperabilitás kulcsfontosságú értékesítési szempont minden szolgáltató számára, és nagy szerepet játszik abban, hogy Ön képes legyen a helyi és nemzetközi e-számlázási hálózatokhoz is csatlakozni. Az interoperabilitás azt jelenti, hogy a különböző e-számlázási rendszerek zökkenőmentesen és automatikusan képesek az e-számlacserére, függetlenül attól, hogy milyen szoftvert vagy rendszert használnak.
Az Unifiedpost Group a világ több mint 60 országában segít megfelelni az e-számla előírásoknak, és képes csatlakozni az olyan nemzetközi interfészekhez, mint a Peppol és az EESPA. Az e-számlázási szabályok, a csatornák, rendszerek országonként eltérnek. A szabályozások gyorsan változnak.
A Unifiedpost Group követi a szabályozásokat, trendeket és rendszeresen ütemtervet készít a piaci változásokról. Rendszeresen edukáljuk a témában az érintett szereplőket, és kidolgoztunk egy e-számlázási világtérképet, amely bemutatja, hogy melyik ország hol tart az e-számlázási folyamatban.
Hozzon megalapozott döntést amikor e-számla szolgáltatót választ
Bár az e-számlázási szolgáltató kiválasztásakor rengeteg információt kell átgondolni, mégis az a legfontosabb, hogy a fentieket figyelembe véve a folyamataira szabott lehető legjobb megoldást válassza.
Hogy segítsük a döntéshozókat, ingyenes konzultációt biztosítunk.
A Unifiedpost Group minősített Peppol hozzáférési pont. Több mint 60 országban biztosítjuk a globális e-számla megfelelést. A formátum- és csatornafüggetlen számlafogadó termékünk multi-, nagy- és közepes vállalatok tömeges e-számla fogadási folyamatát automatizálja. A számlaküldő termékünk az e-számla küldés folyamatát. Emellett számos megoldásunk van az e-számla és e-dokumentum automatizálás professzionális szintre emeléséhez. Kérdése van? Töltse ki az honlapon található űrlapot, és visszahívjuk Önt!
Számlafogadás | elektronikus számlák automatizált fogadása
Számlaküldés| tömeges e-számla és dokumentum küldése egy kattintásra
Digitális faktoring | a legmodernebb digitális finanszírozás
NAV 3.0 alapú elektronikus számlafogadás | Profi, egységes számlafeldolgozás
Nemzetközi e-számla megfelelés | Regisztráljon az angol nyelvű, tematikus hírlevélre
Peppol hálózat | Peppol hozzáférési pont vagyunk
Videó | Itt az ideje az automatizálásnak!
