Tartalomjegyzék
TL; DR
– A ViDA irányelv egységes, XML-alapú elektronikus számlázási rendszert vezet be egész Európában, amely alapvetően alakítja át a számlázási folyamatokat.
– Magyarország kidolgozta saját, EU-kompatibilis megközelítését.
– Az elektronikus számlázás kötelező lesz a B2B ügyleteknél 2029-re.
– Új elemek lesznek a választható B2C kötelező e-számlázás és az számla befogadás státuszjelentése.
– A B2C számlázás nem lesz kötelező (de a vállalkozásoknak képesnek kell lenniük az e-számlázásra, ha az ügyfél ezt kéri).
E-számlázás az Európai Unióban
Magyarország az áfadigitalizáció területén éllovasnak számít az Európai Unióban, mivel a NAV Online Számla rendszer hosszú ideje teljes mértékben digitalizált adatszolgáltatási kötelezettséget ír elő a vállalkozásoknak. Ezzel szemben más országokban a ViDA irányelv indított be e-számla és e-adatszolgáltatás reformokat.
Az e-számlázási szabályok, a csatornák, rendszerek országonként jelentősen eltérnek. Az adóhatóságok kötelező e-számlázási reformokat vezetnek be és folyamatokat indítanak el, hogy megfeleljenek az uniós jogszabályi előírásnak. A kormányok igyekeznek minél tökéletesebben szabályozni a területet. Több lépcsőben, és olykor különféle iparágakat, ügyleteket más és más formában érintve halad az adóügyi digitalizáció.
Hogyan lett Magyarország éllovasa az elektronikus számlázásnak?
Magyarországon az elektronikus számlázás jogi alapjait, az európai uniós csatlakozás napján, 2004. május 1-jén hatályba lépett pénzügyminisztériumi rendelet fektette le. Ez a rendelet részletesen szabályozta, milyen előírásoknak kell megfelelni egy cég által kiadott elektronikus számlának, és áttörést jelentett az elektronikus ügyvitel felé.
A területet azóta az Áfa tv. és a kapcsolódó rendeletek szabályozzák. Az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és a számla olvashatóságát.
Az ország e-számlázási fejlettségének az oka azonban másban keresendő. Az áfarés csökkentése, az adózási morál fejlesztése és a gazdaság elmozdítása az elektronikus ügyvitel felé, voltak az okai a kötelező valós idejű adatszolgáltatás bevezetésének.
Ezt azonban megelőzte a B2G ügyletek esetében 2019. április 18-án hatályba lépett a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény („Kbt.”) módosítása, amely komoly változásokat eredményezett. A törvénymódosítás az ajánlatkérő szervek számára kötelező jelleggel bevezette az elektronikus számlák befogadását a közbeszerzési eljárások során, bizonyos feltételek fennállása esetén. Az Európai Parlament és a Tanács 2014/55/EU irányelve által meghatározott követelményeknek megfelelően a jogszabály kimondta, hogy az ajánlatkérők kötelesek fogadni és feldolgozni az olyan elektronikus számlákat, amelyek megfelelnek a vonatkozó európai szabványnak (EN 16931-1:2017), valamint az e szabványhoz az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett szintaxislistának.
A gyakorlatban ez azt jelentette, hogy amennyiben egy cég közbeszerzésen indult, akkor lehetősége van egyoldalúan elektronikus számlázást választani, az ajánlatkérő szervnek pedig biztosítania kell, hogy az elektronikus számlát képes megfelelően befogadni és feldolgozni, akkor is, ha az nem egyezik bele kifejezetten az elektronikus számlázás alkalmazásába. Míg a törvénymódosítás az adózók számára választási lehetőséget biztosított, addig az állam felé kötelezettséget írt elő.
A valós idejű adatszolgáltatás kötelezettség (NAV Online Számla Adatszolgáltatásra, röviden RTIR) fokozatosan, 2018-tól került bevezetésre. 2018: Kezdeti RTIR kötelezettség a belföldi, nagyobb áfatartalmú számlákra vonatkozott.
- 2021. január 4-ével vált kötelezővé adatot küldeni a NAV-hoz minden olyan számláról, módosító és érvénytelenítő számláról, amire az áfatörvény számlázási szabályai vonatkoznak.
- Ettől a dátumtól kezdve a magyar adózók már a NAV 3.0 xsd séma alapján voltak kötelesek jelenteni számláikat a NAV Online Számla rendszerébe, és ennek a kötelezettségnek az elmulasztása 2021. április 1-jétől már szankciókat is vont maga után.
Az RTIT bevezetésekor a magyar adóhatóság célja az volt, hogy csökkentse az áfa-hiányt*, ami sikeresen megvalósult. Jelenleg Magyarországon az áfahiány körülbelül 1%, de a rendszer bevezetésekor még kétszámjegyű volt. *Az áfahiány a beszedhető áfa és a beszedett áfa közötti különbséget jelenti.
A magyar adóhatóság saját platformot fejlesztett ki az RTIR-számlaadatok jelentésére, de a vállalkozásokra bízta, hogy milyen technológiai megoldást alkalmaznak a kötelezettség teljesítéséhez. Szándékosan nem akartak olyan központosított megoldást, mint amilyen Olaszországban akkoriban létezett.
Tehát az adatszolgáltatási kötelezettség szigora miatt ilyen fejlett technológiailag a terület még annak ellenére is, hogy az e-számlázás jelenleg még nem kötelező. Az unió sok országában az elektronikus számlázás még gyermekcipőben jár, így náluk jóval nagyobb változást hoz a ViDA csomag.
Az e-számlázás és számla adatszolgáltatás helyzete a jelenben
Hazánkban minden belföldi számlát valós időben, a számla kiállításától számított 5 percen belül be kell jelenteni a NAV Online Számla Platformon keresztül. Formátum – XML alapú szabvány. Az archiválási időszak szigorú, minimum 8 év az éves pénzügyi beszámolási évtől számítva. Mivel az adtaszolgáltatás egyébként is kötelező, így a legtöbb vállalkozás elektronikusan küldi és fogadja be a számlákat, akár PDF alapon, akár más megoldással, például e-számlaszolgáltatót vesznek igénybe.
Sok számla szolgáltató működik a piacon és sokféle szolgáltatással, beszállítói e-számla küldéssel, fogadással, archiválással és más kiegészítő szolgáltatásokkal támogatják a cégek működését a piacon.
A profi e-számla kezelés fontos, mivel a NAV szigorúan bünteti a hibás számlázást, akár számlánkén egy millió forint büntetést is kiszabhat akkor, ha nem megfelelő a számla, például az adattartalma sérült. Az aktuális számlázási elvárásokat a NAV „Számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai” c. kiadványában találjuk, amit a hatsóság évenként frissít, és ami az útmutatója a jogszabályban foglalt számlázási követelményeknek. A kiadvány többek között magában foglalja a számla kötelező és opcionális elemeit, a kiállításának idejét és módját.
A számlával kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat az Áfa tv. és rendeletek szabályozzák. A számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva módosítja annak adattartalmát és megfelel az Áfa tv-ben meghatározott feltételeknek.
Az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, – adattartalma sértetlenségét és a számla olvashatóságát. A megőrzési kötelezettség kiterjed a számlával egy tekintet alá eső okiratokra, kapcsolódó szerződésekre is. Tehát a proforma számlára, megrendelő dokumentumra…stb. Egyszerűsítve, a teljes ügyletet végig kell tudni követni egy esetleges ellenőrzéskor.
Az adatminőség és az adatszolgáltatás kritikus szerepe (RTIR tanulságok)
Abban az országban, ahol egyszer elkezdődik az e-számlázás és számla adatriportálás, ott dinamikus változásokra készülhetünk. Minden adóhatóság érdeke, hogy hibamentes számadatokat kapjon. A gyakorlat azt mutatja, hogy rengeteg a hiba a számlaadatok körül még egy olyan országban is, ahol hosszú évek óta természetes a számlaadatjelentés.
A hibák leggyakoribb okai három forrásra vezethetők vissza:
- Adattartalmi hiba: Pl. „így szoktuk kiállítani”, „más is így csinálja”, „a program így készíti”. Ide vezethető vissza az is, ha a manuálisan számlázó vagy ellenőrző kolléga ellenállást tanúsít a teljes automatizálással szemben.
- Technikai hiba: Pl. a NAV túl bonyolult rendszert épített ki, vagy a felhasználó nem látja a felületet.
- Hanyagság: A vállalkozás nem foglalkozik a hibákkal, nem történik meg a korrekció.
A NAV is folyamatosan igyekszik fejleszteni a rendszerét, hogy megfelelő adatminőséget kapjon. Ugyanis, ha az adózók által az Online Számla rendszerbe jelentett adat helyes, úgy az abból kiajánlott áfabevallás vagy a feltöltött áfaanalitikák validációja is megfelelő lesz. Error, warning és info hibajegyekkel figyelmezteti az adózókat, hogy valami nem stimmel a számla adatszolgáltatással.
Magyarországon a hibák több ezer adózóhoz kapcsolódnak, és havonta nagyjából egymillió adatszolgáltatást érintettek a közelmúltban, emiatt szigorított a NAV és a korábban warning hibajegyeket error üzenetté változtatta, hogy azt az adózók komolyan vegyék. Magyarországon az az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség elmulasztása/nem megfelelő teljesítése esetén az adóhatóság akár 1.000.000 Ft mulasztási bírságot is kiszabhat számlánkén.
A számlaadat minőségét, és a jogszabályi megfelelést, a számlázási folyamatba épített automatizált ellenőrzések tudják javítani. Egy jó számlaszolgáltató felelősségbiztosítással rendelkezik, számlázási folyamatba épített számszaki és tartalmi ellenőrzéseket végez, és gondoskodik a 100%-os adatminőségről, jogszabályi megfelelőségről.
Anyacégünk, a Banqup Group rendelkezik megfelelő bejövő és kimenő e-számlázási megoldásokkal. Európa szerte biztosítjuk az adómegfelelést. Érdekli mennyire eltérő országonként az e-számlázás? Kattintson és nézze meg az e-számlázási térképünket!
Kötelező e-számlázás Magyarországon?
A ViDA csomag elfogadása után, 2024. március 25-től a tagállamoknak lehetőségük van kötelező e-számlázást bevezetni. 2030-ban ez már nem lehetőség, hanem kötelezettség lesz a tagállamok számára. A NAV megerősítette, hogy a belföldi B2B viszonylatban is kötelező lesz e-számla küldés- és befogadás 2029-ben.
Mikor lesz kötelező az e-számlázás Magyarországon?
A ViDA irányelv szerinti kötelező e-számlázásra való átállás Magyarországon is meg fog történni.
2025. július szektorális előírás: Kötelező e-számlázás minden B2B tranzakció esetén a villamosenergia- és földgázszektorban.
2026. január szektorális előírás: Kötelező e-számlázás bevezetése a vállalkozásoknak nyújtott vízellátási szolgáltatásokra.
2028-ban indul az új ViDA szabályozás kompatibilis NAV platform: A Magyar Adó- és Vámhivatal (NAV) a új szabályozásnak megfelelő, teljes mértékben kompatibilis platformot tervez elindítani. Ez az időszak várhatóan önkéntes részvételre épülő fázis lesz. A B2B kötelezettség a kísérleti, pilot időszakot követően, 2029-ben lép hatályba.
2030. július 1.: Ez a ViDA irányelv által szabott, minden tagállam számára kötelező végső határidő a digitális jelentési követelmények (DRR) és a kötelező e-számlázás bevezetésére az EU-n belüli B2B tranzakciók esetében. Ekkorra várhatóan Magyarországon is kötelezővé válik a B2B e-számlázás a belföldi tranzakciók esetén.
Mivel Magyarország már előírja a valós idejű számlaadat-jelentést (RTIR) minden belföldi B2B és B2C tranzakcióra, a ViDA-nak megfelelő rendszerre való átállás várhatóan nem hoz jelentős változásokat azoknak a vállalkozásoknak, amelyek már most is megfelelő számlázási szoftvert használnak.
A vállalkozások számára a fő változás az lesz, hogy a rugalmas formátumú számlák (pl. e-mailben elküldött PDF) kibocsátása helyett a strukturált XML formátum (EN 16931-nek megfelelő) lesz az egyetlen jogilag érvényes elektronikus számla a B2B tranzakciók esetében.
Milyen változásokra számíthatunk Magyarországon?
Míg Magyarországon már létezik egy fejlett valós idejű számlaadat-bejelentési rendszer (RTIR), a ViDA bevezetése szükségessé teszi a jogszabályok, a számlázási folyamat és az arra épülő szolgáltató rendszerek frissítését.
Jogszabályi változás
A legfontosabb változás az elektronikus számla (e-számla) jogi definícióját érinti, ami azt jelenti, hogy az összes kapcsolódó magyar jogszabályt (pl. az áfatörvényt) módosítani kell, hogy azok összhangba kerüljenek a ViDA irányelvben foglaltakkal.
- Jelenlegi meghatározás: A hatályos áfa-törvény szerint az elektronikus számla egyszerűen minden olyan számla, amely tartalmazza a papírszámla kötelező adatait, és amelyet elektronikus formában állítanak ki és fogadnak. Ide tartoznak a kizárólag e-mailben elküldött PDF-számlák is (még akkor is, ha azok beolvasott papírszámlák).
- Jövőbeli követelmény: A ViDA követelményeinek megfelelően a jövőbeli e-számla XML-struktúrájú adatként lesz meghatározva (tehát a számlakép nem is lényeges, a gépeknek kell tudniuk automatikusan feldolgozni a számla adatokat).
Folyamatszintű változások
A ViDA előírásoknak való megfelelés folyamatszintű változásokkal is jár majd
- Kötelező állapotjelentés: Egy fontos új elem az e-számla címzettjétől kötelezően megkövetelt állapotjelentés lesz, amelynek célja a számla kézhezvételének megerősítése. Automatizált feldolgozás: Fontos, hogy ezt a kézhezvételi visszaigazolást az adóhatóság rendszere automatizáltan feldolgozza, mielőtt hivatalosan kiállítják és összekapcsolják az eredeti e-számla tranzakciós nyilvántartással.
- Gépi olvashatóság: A hangsúly az ember által olvasható dokumentumokról (számlakép, papír alapú, PDF…stb.) a gép által olvasható és feldolgozható strukturált adatformátumokra fog áttevődni. Ezeket a strukturált adatokat a jogszabályoknak megfelelően kell archiválni.
- A magyar adóhatóságnak olyan platformot kell fejlesztenie, vagy módosítania kell a meglévőt, amely képes a ViDA követelményeknek megfelelően feldolgozni az adatokat.
Interoperabilitási és rendszerösszehangolás: EN16931 és Peppol
A technológiai környezet is változni fog, hogy biztosítsa a határokon átnyúló kompatibilitást:
- Az EN16931 európai szabvány szerepe
Az EN16931 elektronikus számlázási szabvány kulcsfontosságú a vállalkozások számára, mert biztosítja az EU tagállamok helyi szabványai közötti interoperabilitást. - A megfelelés kötelező: minden új B2B és EU-n belüli számlát az EN16931 európai szabványnak megfelelő XML formátumban kell létrehozni.
- Strukturált adatok: A fő számlázási adatoknak meg kell egyezniük az európai szabványban meghatározottakkal, bár az egyes tagállamok adatstruktúrája kiegészülhet helyi adatokkal (CIUS).
- Jogilag érvényes számla: B2B tranzakciók esetén az XML fájl mindig a jogilag érvényes adóügyi dokumentumnak minősül, még akkor is, ha vizuális ábrázolás, számlakép is kiállításra kerül.
Peppol követelmény
A ViDA előírja, hogy minden tagállamnak biztosítania kell a Peppol-on keresztüli számlázás lehetőségét, de a belföldi tranzakciók esetében ennek használata gyakran opcionális.
- Magyarország csatlakozni kíván a Peppol hálózathoz, hogy biztonságos átviteli csatornákat kínáljon.
- A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) megerősítette, hogy Magyarország Peppol hatósággá válik, hogy elősegítse e hálózat bevezetését és felügyelje a szolgáltatókat.
- Belföldi használat: Míg a Peppol Magyarországon nem annyira elterjedt, mint például Belgiumban, ahol a felek számlázási módszerrel kapcsolatos nézeteltérése esetén kötelező a használata, Magyarországon a Peppol használata továbbra is opcionális marad a B2B tranzakciókban. Jelenleg a Peppol-t főként nemzetközi közbeszerzésekben vagy akkor használják, ha egy külföldi partner ragaszkodik hozzá.
A Magyar Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) és a Nemzetgazdasági Minisztérium (NGM) nyilvános konzultációt indított. A hatóságok 2026. január 20-ig várják a szakma, a cégek javaslatait, észrevételeit a kötelező e-számlázással, annak megvalósításával kapcsolatosan, hogy az észrevételeket beépíthessék és finom hangolják a technikai és működési részleteket.
Összefoglalva: A ViDA hatása a magyar e-számlázási rendszerre
A ViDA változásokat fog hozni Magyarországon, de a NAV Online Számla rendszer fejlettsége, és a kötelező valós idejű számlaadat-bejelentés (RTIR) miatt a váltás a legtöbb vállalkozás számára várhatóan kevésbé lesz zavaró.
Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek még mindig papír alapú számlázást alkalmaznak, valamint a könyvelők, a könyvelési szoftverek gyártói és a számlázási szoftverek fejlesztői, akiknek frissíteniük kell folyamataikat és rendszereiket, hogy megfeleljenek az új jogszabályi és műszaki követelményeknek a kötelező B2B e-számlázás nagy változást fog hozni. Emellett a webshopoknak is lesz mit formálniuk a számlázáson B2C ügyletes esetében, hogy teljesíteni tudják az e-számlázási követelményét, amit hazánkban várhatóan majd bármikor kérhet az ügyfél.
Hogyan számlázzunk külföldre Peppol segítségével?
Hogyan számlázzunk külföldre Peppol segítségével? Útmutató magyar vállalkozásoknak 3 tanulsággal. A Peppol szerepe folyamatosan nő a külföldi számlázásban. Cikkünkben bemutatjuk a Peppol alapjait, működését, jogszabályi hátterét és azt, hogyan segíti a vállalkozásokat a hatékonyság növelésében és a nemzetközi adómegfelelésben.
Kérdezzen, válaszolunk!
Ne várja meg a kötelező határidőket! Egy professzionális elektronikus számla szolgáltató bevonásával garantálhatja vállalkozása zökkenőmentes, és jogszabályi szempontból hibátlan átállását a ViDA-kompatibilis e-számlázásra. Jelentkezzen ingyenes konzultációra, és sales csapatunk visszahívja.
Tudjon meg többet a termékeinkről!
E-számla fogadás | elektronikus számlák automatizált fogadása
E-számla küldés | tömeges e-számla és dokumentum küldése egy kattintásra
Digitális faktoring | a legmodernebb digitális finanszírozás
NAV 3.0 alapú elektronikus számlafogadás | Profi, egységes számlafeldolgozás
Nemzetközi e-számla megfelelés | Regisztráljon az angol nyelvű, tematikus hírlevélre
Peppol hálózat | Peppol hozzáférési pont vagyunk
Melyik e-számla szolgáltatót válasszam?
Számos e-számla szolgáltató van a piacon, de nem mindegy hogyan választunk, pláne egy erősen variábilis piacon. Egy rossz választás többletköltséggel, fejlesztésekkel, késedelemmel járhat. Összeállítottunk egy cikket arról, hogyan válasszunk elektronikus számla szolgáltatót.
adómegfelelés automatizálás belga e-számlázás belga elektronikus számla reform digitalizációs projekt e-számla e-számla automatizálás e-számla szolgáltató e-számla számla e-számlázás E-számlázási modellek elektronikus számla elektronikus számla befogadása elektronikus számlacsere automatizálás elektronikus számla szabályai elektronikus számla szolgáltató elektronikus számla sztornózása elektronikus számlázás Elektronikus számlázási titkok EN16931 elektronikus számlázási szabvány ETAF e-számlázás faktorálás Kérdezték kérdezték válaszolunk kérdezték válaszolunk videósorozat külföldre számlázás szabályai Lengyelországi e-számla reform mazars automatizált folyamatok márka nemzetközi e-számlázás németországi e-számla reform online számla adatszolgáltatás peppol Peppol számlázás számlafogadás trend tömeges dokumentumfogadás tömeges dokumentumküldés tömeges e-számlázás unifiedpost unifiedposthungary ViDA jogalkotási csomag videósorozat válaszolunk videósorozat Áfa a digitális korban
