eszámlázás #unifiedpost #hungary #tömeges #automatizált #eszámla
Tartalomjegyzék
A számla megőrzése fontos feladata a vállalkozásoknak, de sokan nem tudják pontosan, miért is fontos, és milyen szabályok vonatkoznak rá. Ebben a cikkben részletesen áttekintjük a számla megőrzési kötelezettséget, és megmutatjuk, miért fontos betartani azt.
Mi a számla?
Minden olyan okirat számla, amely megfelel a törvényben meghatározott feltételeknek. A számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva módosítja annak adattartalmát és megfelel az Áfa tv-ben meghatározott feltételeknek. Az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, – adattartalma sértetlenségét és a számla olvashatóságát. A megőrzési kötelezettség kiterjed a számlával egy tekintet alá eső okiratokra, kapcsolódó szerződésekre is. Az Áfa tv. és rendeletek szabályozzák a számlával kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat.
Mi az a számla megőrzési kötelezettség?
A számviteli törvény írja elő az adózóknak a bizonylat kiállítására, megőrzésére, tárolására, selejtezésére vonatkozó kötelezettségét. A bizonylat megőrzésével kapcsolatban általános szabályok vannak. A számla megőrzési kötelezettség azt jelenti, hogy minden vállalkozásnak kötelessége megőrizni az általa kiállított és kapott számlákat bizonyos időtartamig. Nem csak a számlákat kötelezettek megőrizni, hanem más üzleti dokumentumokat is, de ebben a cikkben csak a számlák megőrzésével foglalkozunk részletesebben.
Miért fontos a számla megőrzése?
A számla megőrzése fontos az adóhatóságok felé történő ellenőrzések során. Az adóhatóságoknak joguk van ellenőrizni, hogy a vállalkozások helyesen számoltak-e el az adóval, és ehhez szükségük van a számlák ellenőrzésére. Ha a vállalkozás nem tudja igazolni az elszámolását, akkor büntetésekre számíthat. Ugyanígy a pályázatok esetében is szükséges a számlák, megrendelések, szerződések archiválása, amit a helyszíni szemle során az illetékes hatóság szakemberei végig is néznek. Bírósági ügyek esetén a megőrzési kötelezettség az ügy lezártáig fennállhat.
Mit kell megőrizni?
A számlák esetében meg kell őrizni a befogadott, azaz bejövő számlákat és a kibocsátott, azaz kimenő számlákat. Meg kell őrizni a pénzügyi bizonylatokat. Pénzügyi bizonylat például a számla, banki utalás, beszedési megbízás, csekk, számlakivonat. Meg kell őrizni a tevékenységi bizonylatokat. Tevékenységi bizonylat például a megrendelés, visszaigazolás, fuvarlevél, átvételi bizonylat, iratátvételi könyv. Vannak vegyes bizonylatok, amiket szintén meg kell őrizni.
Megőrzési kötelezettség időtartama, azaz meddig kell megőrizni a számlákat és dokumentumokat?
A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat, ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve a részletező nyilvántartásokat, valamint a szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is, legalább nyolc évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshetően megőrizni. Amennyiben eljárás, pályázat része a számla, akkor ez az időtartam változhat!
Az üzleti év beszámolóját, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet 10 évig szükséges megőrizni.
Minden iratot, amit megőriznek olvasható formában kell őrizni, az adatok feldolgozását az azokat olvasó, feldolgozni képes programmal együtt szükséges tárolni.
A számlák ún. szigorú számadású bizonylatok. 8 évig a rontott példányt is el kell tenni, még abban az esetben is, ha a cég jogutód nélkül megszűnik, felvásárolják, vagy bármilyen egyéb jelentős változás áll be.
Megőrzési kötelezettség külpiacokon, azaz milyen szabályok vonatkoznak a számla megőrzésre más országokban?
Itthon a számviteli törvény szabályozza az üzleti iratok megőrzését. A számlák megőrzésére vonatkozó szabályok országonként eltérőek lehetnek, de általában az alábbiakat kell figyelembe venni:
– Az általános szabály az, hogy a számlákat 8-10 évig kell megőrizni. Ez az időtartam az adózási időszak alatt előforduló ellenőrzések miatt fontos.
– A számlákat rendszeresen kell ellenőrizni, hogy biztosak lehessünk abban, hogy nem sérültek meg, és még olvashatóak.
– A számlákat biztonságos helyen kell tárolni, hogy ne sérüljenek meg, és ne vesszenek el, és ne férhessen hozzájuk illetéktelen személy.
Hogyan lehet hatékonyan kezelni a számla megőrzési kötelezettséget?
A számla megőrzési kötelezettség hatékony kezelése érdekében érdemes elektronikus formában tárolni a számlákat. Ezzel nemcsak a papíralapú dokumentumok elvesztését lehet elkerülni, hanem könnyebben hozzáférhetővé is válnak, kereshetőek, szűrhetőek. Az archiválás olyan digitális tárolási mód, melyet a NAV is elfogad, így a papír alapú számlákat nem szükséges kinyomtatni. A Unifiedpost tömeges e-számla csere termékei a kimenő és bejövő számlákat is digitálisan megőrzik.
Biztonsági mentés, iratmegsemmisítés és megőrzési kötelezettség
Digitális iratok megőrzésekor gondoskodni kell biztonsági mentésről is. A megőrzési kötelezettség lejártakor az iratokat meg kell semmisíteni. Az iratmegsemmisítési eljárással általában erre szakosodott cégeket szoktak megbízni, akik gondoskodnak, hogy a megsemmisítésig ne kerüljön illetéktelenek kezébe érzékeny üzleti adat. A megsemmisítésről kötelező jegyzőkönyvet kell felvenni, biztosítani szükséges az iratokon szereplő adatok teljes megsemmisítését.
Hogyan működik a számlák archiválása?
A Unifiedpost megoldásai biztosítják a számlák megőrzését a törvényben előírt időtartamig. Megőrizzük a küldött és fogadott számlákat is. A számlaarchívumok a portálunkon keresztül érhetők el. Biztonsági minősítéssel rendelkezünk.
Összegzés
A különféle megőrzési kötelezettségek (számla, éves beszámoló, munkaügyi iratok) esetén kellő körültekintéssel, gondossággal kell eljárni, mivel a hiány és hiba költséges büntetéshez vezethet. A Unifiedpost megoldásait használva megtörténik az érzékeny üzleti dokumentumok megőrzése.
A Unifiedpost Hungary minősített Peppol hozzáférési pont. A Unifiedpost Group kötelékében több mint 60 országban biztosítjuk a globális e-számla megfelelést. A formátum- és csatornafüggetlen Collect termékünk multi-, nagy- és közepes vállalatok tömeges e-számla fogadási folyamatát automatizálja, a Channel termékünk az e-számla küldés folyamatát. Emellett számos megoldásunk van az e-számla és e-dokumentum automatizálás professzionális szintre emeléséhez. Kérdése van? Töltse ki az honlapon található űrlapot, és visszahívjuk Önt!
Tudjon meg többet a termékeinkről!
Számlafogadás | elektronikus számlák automatizált fogadása
Számlaküldés | tömeges e-számla és dokumentum küldése egy kattintásra
Digitális faktoring | a legmodernebb digitális finanszírozás
NAV 3.0 alapú elektronikus számlafogadás | Profi, egységes számlafeldolgozás
Nemzetközi e-számla megfelelés | 60+ országban segítünk megfelelni az aktuális e-számlázási szabályoknak
Peppol hálózat | Peppol hozzáférési pont vagyunk
Melyik e-számla szolgáltatót válasszam?
Számos e-számlaszolgáltató van a piacon, de nem mindegy hogyan választunk, pláne egy erősen variábilis piacon. Egy rossz választás többletköltséggel, fejlesztésekkel, késedelemmel járhat. Összeállítottunk egy cikket arról, hogyan válasszunk elektronikus számla szolgáltatót.
Ismerjen meg minket!
Ismerje meg a Unifiedpost Groupot! A cikkben összefoglaljuk, hogy miért dolgozunk az automatizálásban, idővonalon bemutatjuk a fejlődésünket és nyíltan kommunikálunk a számainkról. A csoport honlapját itt találja.
automatizáció automatizálás belga e-számlázás belga elektronikus számla reform digitalizációs projekt e-számla e-számla automatizálás e-számla szolgáltató e-számlázás e-áfa elektronikus számla befogadása elektronikus számlacsere automatizálás elektronikus számla szabályai elektronikus számla szolgáltató elektronikus számlázás Elektronikus számlázási titkok EN16931 elektronikus számlázási szabvány esettanulmány ETAF e-számlázás faktorálás GENA interjú Kérdezték kérdezték válaszolunk kérdezték válaszolunk videósorozat külföldre számlázás szabályai Lengyelországi e-számla reform mazars automatizált folyamatok modern dokumentumkezelés nemzetközi e-számlázás németországi e-számla reform online számla adatszolgáltatás peppol Peppol számlázás számla kötelező tartalmi elemei trend tömeges dokumentumfogadás tömeges dokumentumküldés tömeges e-számlázás unifiedpost unifiedposthungary ViDA jogalkotási csomag videósorozat válaszolunk videósorozat Áfa a digitális korban
