eszámlázás #unifiedpost #hungary #tömeges #automatizált #eszámla
Tartalomjegyzék
A számla megőrzése fontos feladata a vállalkozásoknak, de sokan nem tudják pontosan, miért is fontos, és milyen szabályok vonatkoznak rá. Ebben a cikkben részletesen áttekintjük a számla megőrzési kötelezettséget, és megmutatjuk, miért fontos betartani azt.
Mi a számla?
Minden olyan okirat számla, amely megfelel a törvényben meghatározott feltételeknek. A számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva módosítja annak adattartalmát és megfelel az Áfa tv-ben meghatározott feltételeknek. Az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, – adattartalma sértetlenségét és a számla olvashatóságát. A megőrzési kötelezettség kiterjed a számlával egy tekintet alá eső okiratokra, kapcsolódó szerződésekre is. Az Áfa tv. és rendeletek szabályozzák a számlával kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat.
Mi az a számla megőrzési kötelezettség?
A számviteli törvény írja elő az adózóknak a bizonylat kiállítására, megőrzésére, tárolására, selejtezésére vonatkozó kötelezettségét. A bizonylat megőrzésével kapcsolatban általános szabályok vannak. A számla megőrzési kötelezettség azt jelenti, hogy minden vállalkozásnak kötelessége megőrizni az általa kiállított és kapott számlákat bizonyos időtartamig. Nem csak a számlákat kötelezettek megőrizni, hanem más üzleti dokumentumokat is, de ebben a cikkben csak a számlák megőrzésével foglalkozunk részletesebben.
Miért fontos a számla megőrzése?
A számla megőrzése fontos az adóhatóságok felé történő ellenőrzések során. Az adóhatóságoknak joguk van ellenőrizni, hogy a vállalkozások helyesen számoltak-e el az adóval, és ehhez szükségük van a számlák ellenőrzésére. Ha a vállalkozás nem tudja igazolni az elszámolását, akkor büntetésekre számíthat. Ugyanígy a pályázatok esetében is szükséges a számlák, megrendelések, szerződések archiválása, amit a helyszíni szemle során az illetékes hatóság szakemberei végig is néznek. Bírósági ügyek esetén a megőrzési kötelezettség az ügy lezártáig fennállhat.
Mit kell megőrizni?
A számlák esetében meg kell őrizni a befogadott, azaz bejövő számlákat és a kibocsátott, azaz kimenő számlákat. Meg kell őrizni a pénzügyi bizonylatokat. Pénzügyi bizonylat például a számla, banki utalás, beszedési megbízás, csekk, számlakivonat. Meg kell őrizni a tevékenységi bizonylatokat. Tevékenységi bizonylat például a megrendelés, visszaigazolás, fuvarlevél, átvételi bizonylat, iratátvételi könyv. Vannak vegyes bizonylatok, amiket szintén meg kell őrizni.
Megőrzési kötelezettség időtartama, azaz meddig kell megőrizni a számlákat és dokumentumokat?
A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat, ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve a részletező nyilvántartásokat, valamint a szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is, legalább nyolc évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshetően megőrizni. Amennyiben eljárás, pályázat része a számla, akkor ez az időtartam változhat!
Az üzleti év beszámolóját, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet 10 évig szükséges megőrizni.
Minden iratot, amit megőriznek olvasható formában kell őrizni, az adatok feldolgozását az azokat olvasó, feldolgozni képes programmal együtt szükséges tárolni.
A számlák ún. szigorú számadású bizonylatok. 8 évig a rontott példányt is el kell tenni, még abban az esetben is, ha a cég jogutód nélkül megszűnik, felvásárolják, vagy bármilyen egyéb jelentős változás áll be.
Megőrzési kötelezettség külpiacokon, azaz milyen szabályok vonatkoznak a számla megőrzésre más országokban?
Itthon a számviteli törvény szabályozza az üzleti iratok megőrzését. A számlák megőrzésére vonatkozó szabályok országonként eltérőek lehetnek, de általában az alábbiakat kell figyelembe venni:
– Az általános szabály az, hogy a számlákat 8-10 évig kell megőrizni. Ez az időtartam az adózási időszak alatt előforduló ellenőrzések miatt fontos.
– A számlákat rendszeresen kell ellenőrizni, hogy biztosak lehessünk abban, hogy nem sérültek meg, és még olvashatóak.
– A számlákat biztonságos helyen kell tárolni, hogy ne sérüljenek meg, és ne vesszenek el, és ne férhessen hozzájuk illetéktelen személy.
Hogyan lehet hatékonyan kezelni a számla megőrzési kötelezettséget?
A számla megőrzési kötelezettség hatékony kezelése érdekében érdemes elektronikus formában tárolni a számlákat. Ezzel nemcsak a papíralapú dokumentumok elvesztését lehet elkerülni, hanem könnyebben hozzáférhetővé is válnak, kereshetőek, szűrhetőek. Az archiválás olyan digitális tárolási mód, melyet a NAV is elfogad, így a papír alapú számlákat nem szükséges kinyomtatni. A Unifiedpost tömeges e-számla csere termékei a kimenő és bejövő számlákat is digitálisan megőrzik.
Biztonsági mentés, iratmegsemmisítés és megőrzési kötelezettség
Digitális iratok megőrzésekor gondoskodni kell biztonsági mentésről is. A megőrzési kötelezettség lejártakor az iratokat meg kell semmisíteni. Az iratmegsemmisítési eljárással általában erre szakosodott cégeket szoktak megbízni, akik gondoskodnak, hogy a megsemmisítésig ne kerüljön illetéktelenek kezébe érzékeny üzleti adat. A megsemmisítésről kötelező jegyzőkönyvet kell felvenni, biztosítani szükséges az iratokon szereplő adatok teljes megsemmisítését.
Hogyan működik a számlák archiválása?
A Unifiedpost megoldásai biztosítják a számlák megőrzését a törvényben előírt időtartamig. Megőrizzük a küldött és fogadott számlákat is. A számlaarchívumok a portálunkon keresztül érhetők el. Biztonsági minősítéssel rendelkezünk.
Összegzés
A különféle megőrzési kötelezettségek (számla, éves beszámoló, munkaügyi iratok) esetén kellő körültekintéssel, gondossággal kell eljárni, mivel a hiány és hiba költséges büntetéshez vezethet. A Unifiedpost megoldásait használva megtörténik az érzékeny üzleti dokumentumok megőrzése.
A Unifiedpost Hungary minősített Peppol hozzáférési pont. A Unifiedpost Group kötelékében több mint 60 országban biztosítjuk a globális e-számla megfelelést. A formátum- és csatornafüggetlen Collect termékünk multi-, nagy- és közepes vállalatok tömeges e-számla fogadási folyamatát automatizálja, a Channel termékünk az e-számla küldés folyamatát. Emellett számos megoldásunk van az e-számla és e-dokumentum automatizálás professzionális szintre emeléséhez. Kérdése van? Töltse ki az honlapon található űrlapot, és visszahívjuk Önt!
Tudjon meg többet a termékeinkről!
Számlafogadás | elektronikus számlák automatizált fogadása
Számlaküldés | tömeges e-számla és dokumentum küldése egy kattintásra
Digitális faktoring | a legmodernebb digitális finanszírozás
NAV 3.0 alapú elektronikus számlafogadás | Profi, egységes számlafeldolgozás
Nemzetközi e-számla megfelelés | 60+ országban segítünk megfelelni az aktuális e-számlázási szabályoknak
Peppol hálózat | Peppol hozzáférési pont vagyunk
Melyik e-számla szolgáltatót válasszam?
Számos e-számlaszolgáltató van a piacon, de nem mindegy hogyan választunk, pláne egy erősen variábilis piacon. Egy rossz választás többletköltséggel, fejlesztésekkel, késedelemmel járhat. Összeállítottunk egy cikket arról, hogyan válasszunk elektronikus számla szolgáltatót.
Ismerjen meg minket!
Ismerje meg a Unifiedpost Groupot! A cikkben összefoglaljuk, hogy miért dolgozunk az automatizálásban, idővonalon bemutatjuk a fejlődésünket és nyíltan kommunikálunk a számainkról. A csoport honlapját itt találja.
adóügyi digitalizáció automatizáció automatizálás e-számla e-számla automatizálás e-számla számla e-számlázás E-számlázási modellek e-áfa elektronikus számla elektronikus számla befogadása elektronikus számlacsere automatizálás elektronikus számla kiállításának szabályai elektronikus számla módosítása elektronikus számla szabályai elektronikus számla sztornózása elektronikus számla és dokumentum csere automatizálás elektronikus számlázás esettanulmány GENA hatékonyság interjú külföldre számlázás szabályai mazars automatizált folyamatok modern dokumentumkezelés nemzetközi e-számlázás Partnerprogram webinárium összefoglaló peppol Peppol számlázás számlafogadás számla kötelező tartalmi elemei számla megőrzési kötelezettség trend tömeges dokumentumfogadás tömeges dokumentumküldés unifiedpost unifiedposthungary webinárium
