Dokumentumkezelés

Szerző: | jan 9, 2023 | modern dokumentumkezelés

#unifiedposthungary #dokumentumkuldes #dokumentumfogadas #automatizálteszamlazas #moderndokumentumkezeles

A Unifiedpost Hungary megvalósítja a vállalkozásoknál a nagy mennyiségű e-számla és e-dokumentum küldését-fogadását, dokumentum formátumtól és csatornától függetlenül.

A modern dokumentumkezelés már nem újdonság, hanem digitális transzformációs alap. Mit nyernek vele a vállalkozások? Mit veszít az a vállalkozás, amelyik nem automatizálja a dokumentum küldés-fogadását? Mennyibe kerül?

modern dokumentumkezelés

A modern dokumentumkezelés már nem újdonság, hanem digitális transzformációs alap

A legtöbb vállalkozás mindennapi életében az üzleti működés alatt rengeteg dokumentum termelődik. E-számlákon túl, szerződések, árkatalógusok, szállítólevelek, megrendelések, teljesítési igazolások, munkalapok, pénzügyekhez kapcsolódó egyéb dokumentumok, HR anyagok, kötelező hatósági adminisztráció, pályázati dokumentációk, tender anyagok, egyéb kötelező hatósági adminisztráció, árukészletek dokumentumai, beszállítói dokumentációk.

Egy digitális transzformációtól átitatott világban már nem lehet ősi, manuális folyamatokra hagyatkozni, mivel nem csak, hogy nem trendi, de nem is kompatibilis a hagyományos működés, sőt drágább is. Minden vállalkozásvezető tudja, hogy a folyamatok automatizálása időt, energiát, költséget takarít meg. Így van ez a tömeges e-számla, e-dokumentum küldés-fogadás automatizálásával is.

A modern dokumentumkezelés teljesen automatizált folyamat, ahol a nagy mennyiségű e-számlát és e-dokumentumot automatikusan és percen belül juttatjuk át a küldő rendszeréből a fogadó vállalkozás rendszerébe ellenőrzötten és a kért formátumban, a cégnek megfelelő csatornán.

Milyen kihívásokkal néznek szembe a vállalkozások modern dokumentumkezelés
nélkül?

Manuálisan nagy erőforrást igényel ezeknek az e-számláknak, e-dokumentumoknak a feldolgozása, lekövetése. A hibák javíttatásával akár napok, hetek is eltelhetnek. A kézi feldolgozás drága, mivel sok kolléga munkáját igényli, és nem hatékony, ráadásul mint minden monoton munka, hibákat szül.

A közepes- és nagyvállalatok és multinacionális cégek megtapasztalták, hogy össze-vissza küldik nekik a számlákat, dokumentumokat, hiányosan, hibásan, különféle formátumokban és csatornákon keresztül. Ha ezeket a számlákat, dokumentumokat kézzel kell feldolgozni, sok ember munkája, ideje, energiája vész el. Összehasonlítva a modern dokumentumkezeléssel a kézi feldolgozás újabb hibákat szül és korszerűtlen.

A beszállítókkal szemben megszabják, hogy milyen csatornán és formátumban fogadják be az e-számlákat, e-dokumentumokat, ugyanakkor már van meglévő rendszerük, amit nem feltétlenül szeretnének vagy tudnak lecserélni.

Emiatt sokan döntöttek amellett, hogy a hagyományos adminisztratív és pénzügyi folyamataikat modernizálják, és egy digitalizációs projekt keretében elektronikus dokumentumkezelő szoftvert kezdenek el használni, azaz átállnak a modern dokumentumkezelésre.

Mennyibe kerül a modern dokumentumkezelés?

A modern dokumentumkezelés mindenképpen olcsóbb, mivel kisebb lesz a kiadás, és csökken a kiesett bevétel. Kiadás azon kollégáknak a bére, akik most manuálisan dolgozzák fel a számlákat és dokumentumokat. Kiesik a bevétel mivel a kézi adminisztráció esetén nagyobb a hibák száma és az adminisztratív kollégák ideje és energiája nem jövedelemszerző tevékenységre irányul, hanem a kézi feldolgozásra.

A kézi feldolgozás drágább, mivel több ember dolgozik a számlákkal, dokumentumokkal. A hibákat is javítani vagy javíttatni kell, ami időt is elvisz és a vállalkozásról kialakított képet is rombolja. Minek annyi időt vesztegetni adminisztratív és pénzügyi folyamatokra, mikor varázsütésre automatizálhatók, és a kollégák átcsoportosíthatók más, izgalmasabb feladatokra? Mennyibe kerül, hogy az idejétmúlt manuális adminisztráció felesleges energiákat köt le, ahelyett, hogy értékteremtő feladatokat végeznének a munkavállalók?

A manuális adatrögzítés rég kiment a divatból. Az új trend a modern dokumentumkezelés.

Mi is az a modern dokumentumkezelés és mit tesz egy modern e-számla és e-dokumentum szolgáltató?

A modern dokumentumkezelés nélkülözi a manuális beavatkozást. Nem igényli sok adminisztratív munkatárs figyelmét és energiáját. A modern dokumentumkezelés teljes mértékben automatizált folyamat, amiben 24 óra alatt 30 ezer dokumentum pörög át a rendszeren.

Beépül a megoldásunk a dokumentum küldő és a fogadó fél rendszere közé. Összegyűjtjük az e-dokumentumokat. Kiemeljük az adatokat és a kért formátumba, a megfelelő pozíciós helyre tesszük őket, vagy akár ki is bővítjük a fogadó fél kívánsága szerint, például sorszámmal vagy egyéb adattal.

A folyamat közben beépített ellenőrzéseket végzünk, így nincs hiányos, hibás dokumentum. Ha a dokumentum küldője hibázik (például lehagy egy adatot, ami fontos a fogadó félnek, akkor azt automatikusan pótoljuk.

Piacvezetők vagyunk a nagy mennyiségű e-számla folyamatok automatizálásában. 100%-os adatpontossággal egységes formátumba dolgozzuk fel nem csak az e-számlákat, hanem az e-dokumentumokat is.

A termékünk kompatibilis az ERP rendszerekkel, könyvelő programokkal, számlázó rendszerekkel, így nem kell lecserélni mindent és nincs szükség költséges fejlesztésre a kezdeteknél sem.

Számos ügyfelünknek segítünk a dokumentumok tárolásában is.

A modern dokumentumkezelés valóban csatorna- és formátumfüggetlen?

Minden csatornával tudunk dolgozni és mindenféle csatornát össze tudunk hangolni a folyamatban, ráadásul bármilyen formátumot tudunk kezelni. PDF-ből EDI, vagy egyedi formátum? Semmi probléma! A beérkező PDF dokumentumból szabványos EDI, illetve ügyfélspecifikus adatstruktúrát is elő tudunk állítani.

Vegyünk egy példát. A dokumentumküldő megszokott ERP szoftveréből bármilyen strukturálatlan (PDF, Postscript) vagy strukturált (EDI, XML, Edifact, Csv, IDoc, …) formátumban, szabványos átviteli csatornán keresztül (E-Mail, SFTP, OFTP2, AS/2,…) beküldi hozzánk az e-számlát vagy bármilyen más e-dokumentumot.

Mi az előre megbeszéltek szerint ellenőrzéseket végzünk rajta, és olyan egységes, strukturált adatformátumra alakítjuk, hogy a fogadó fél vállalatirányítási rendszere emberi beavatkozás nélkül, automatizáltan fel tudja dolgozni. 

Vállalkozásra szabható a modern dokumentumkezelés?

Multinacionális vállalatoknak, közepes- és nagyvállalatoknak segítünk hosszú évek óta a tömeges e-számla és e-dokumentum küldés- fogadás automatizálásában, formátumtól és csatornától függetlenül. Minden esetben vállalkozásra szabjuk a modern dokumentumkezelést. Szintén a vállalkozás igényeihez igazítjuk az automatikus, folyamatba épített ellenőrzéseket, hibamenedzsmentet és a dokumentumok kiegészítését, azaz az adatdúsítást.

A dokumentumkezelési folyamatokban vannak egyedi, csak az adott cégre jellemző elemek, amik olykor az iktatással, olykor más sajátosságokkal függenek össze. A kollégáink felveszik ezeket az igényeket és pillanatok alatt kiegészítjük a számlát, dokumentumot olyan adatokkal, amit azok nem tartalmaznak, de a fogadó fél könyvelési rendszere miatt a fogadó félnek fontosak. Előre kódoljuk ezeket a költséghelyeket, és automatikusan töltjük fel adatokkal.

Milyen beépített ellenőrzéseket végzünk a modern dokumentumkezelés közben?

A real time digitális e-számla és dokumentum küldés-fogadás közben ellenőrzéseket is végzünk.

Matematikai ellenőrzéseket végzünk. A számszaki ellenőrzéseknél meglepően sok számlát fordítunk vissza főleg kerekítési problémák miatt.

Vállalatspecifikus ellenőrzéseket végzünk. A fogadó vállalat megadott elvárásai alapján. Például szeretnének minden egyes számlára egy PO számot, de sok beszállító lefelejti, hibásan adja meg, ami bosszúsághoz, plusz munkához vezet. Ebben az esetben ellenőrizzük, hogy ott van -e PO szám a számlákon, hiánytalanul szerepel -e. Sok száz számlát átszűrünk és a hibalistára futókat szempillantás alatt visszaküldjük a számla kiállítójának a javítási kéréssel. Így hamar tud korrigálni.

Jogszabályi ellenőrzéseket folytatunk. Az ÁFA törvényi megfelelőséget biztosítjuk.

Mindezt automatizáltan. Gyorsan és pontosan. Sok ezer számla esetén mennyi munkaidőt, felesleges fejfájást spórol meg az a vállalkozás, aki a manuális ellenőrzések helyett velünk digitalizál?

Miért vagyunk jobb választás, mint az összes többi elérhető megoldás a piacon?

Mert a legnagyobb szakmai tapasztalattal rendelkezünk a modern dokumentumszolgáltatás területén és a tömeges e-számla és e-dokumentum küldés-fogadásban.

Ráadásul a többi szereplővel szemben mi nem csak e-számlát, hanem e-dokumentumokat is kezelünk. A szállítási lánc teljes folyamatát le tudjuk fedni. A megbízó által kért adatokkal automatikusan kitöltjük a dokumentumokat. Sokan olyan azonosítószámot, vagy egyéb adatot kérnek rátenni a dokumentumra, ami megkönnyíti a további üzleti folyamatokat. Emellett beépített ellenőrzéseket is végzünk, hibamentes folyamatot biztosítunk.

Tűpontos és villámgyors dokumentumkezelést teszünk lehetővé, és a folyamatban beépített ellenőrzéseket végzünk. A megoldásunk beépül a küldő és fogadó fél rendszere közé. Az egyik csatornából felveszi a formátumot, adattá alakítja, ellenőrzi. Ha hibás, akkor hibalistával visszaküldi a küldő rendszerébe, ha hiányos, akkor pótolja az adatokat, ha plusz adat szükséges rá, akkor azt hozzáteszi, amennyiben hibátlan, akkor beemeli a kért formátumba, beilleszti a fogadó csatornájába, aki azonnal megkapja.

Egy globális vállalatcsoport, a Unifiedpost Group, része vagyunk. A csoport 32 országban több, mint 500 millió vállalkozás üzleti, pénzügyi folyamatait digitalizálja és automatizálja.

Miért váltanak éppen most modern dokumentumkezelésre a vállalkozások?

Sokan szervezik ki az adminisztrációjuk oroszlánrészét, és váltanak modern dokumentumkezelésre. Recesszió ide, válság oda, a trend az, hogy a vállalkozások intelligensen fejlesztenek, olyan megoldások felé fordulnak, amik költséget csökkentenek, folyamatokat digitalizálnak. Modernizálnak és automatizálnak, hogy a szolgáltatásuk minőségét is növeljék és javítsák a hatékonyságot, végsősoron pedig a versenyképességüket is így őrzik meg, hogy ne maradjanak le a piaci versenyben.

Számlákat vagy dokumentumokat fogad-küld nagy mennyiségben? Fejlesszen Ön is! Haladjon előre! Váltson automatizált, megakadások nélküli, üzembiztos megoldásra!

Jelentkezzen ingyenes konzultációra!

Collect | tömeges e-számla és dokumentum fogadása egy kattintásra

Channel | tömeges e-számla és dokumentum küldése egy kattintásra

Digitális faktoring | a legmodernebb digitális finanszírozás

Hogyan dolgozunk? Ebben a cikkben kiderül.

Modern dokumentumkezelés rövid videó.

Modern dokumentumkezelés?

Az Ön vállalkozásának az életét is megkönnyíthetik az automatikus, digitális, tömeges e-számla és e-dokumentum küldés-fogadási megoldásaink. Kérdezzen, tudjon meg többet a termékeinkről!

További cikkek

Interjú a Unifiedpost Hungary CEO-jával, Sághy Balázzsal

Interjú a Unifiedpost Hungary CEO-jával, Sághy Balázzsal

Egyre többen érdeklődnek a modern dokumentumkezelés iránt, mert idő-, energia- és költséghatékonyabbá szeretnék változtatni az üzleti adminisztrációjukat. Interjú a témában a Unifiedpost Hungary CEO-jával, Sághy Balázzsal.

Esettanulmány Mazars

Esettanulmány Mazars

Az üzleti versenyben az nyer, aki nem retteg a modernizációtól, hanem beépíti a folyamataiba. A Mazars a korábban manuálisan végzett munkafolyamatát automatizálta.

Adóügyi digitalizáció

Adóügyi digitalizáció

Mi az a nemzetközi adóügyi digitalizáció, és miért aktuális téma? Hogyan kapcsolódik össze a nemzetközi adóügyi digitalizáció és az e-számlázás? Mi a kihívás a vállalkozások számára? A jövő nem a fáradozásról szól!

Digitalizálna? Kérdése van?

Töltse ki az űrlapot! Kérdezzen! A sales csapatunk készséggel áll rendelkezésére.