Az elektronikus számla kiállításának alapvető szabályai 2023-ban

#eszamlazas #unifiedpost #hungary #tomeges #automatizalt #eszamla

Mi a számla?

Minden olyan okirat számla, amely megfelel a törvényben meghatározott feltételeknek. A számlával kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat az Áfa tv. és rendeletek szabályozzák. A számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva módosítja annak adattartalmát és megfelel az Áfa tv-ben meghatározott feltételeknek. Az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, – adattartalma sértetlenségét és a számla olvashatóságát. A megőrzési kötelezettség kiterjed a számlával egy tekintet alá eső okiratokra, kapcsolódó szerződésekre is.

Számlaadási kötelezettség 

A számlaadási kötelezettség az ügylet teljesítéséhez kapcsolódik. Az áfaalany köteles minden esetben számlát kibocsátani, amennyiben szolgáltatást nyújt / terméket értékesít és az értékesítés/ szolgáltatást nyújtás

• belföldön történik
• ellenérték fejében történik
• a kibocsátótól eltérő személynek vagy szervezetnek

Kivételek, amikor például nem kell számlát kibocsátani:

• az Áfa tv. 7. §-a szerinti közhatalmi tevékenységről,
• a kártérítésfizetési kötelezettségről,
• a bíróság által megítélt perköltségről

Mikor kell számlát kiállítani?

Összefoglalva a számlakiállítást a teljesítés határozza meg, és nem az, hogy kifizették-e a számlát vagy sem, azaz számlát főszabály szerint az ügylet – Áfa tv. szerinti – teljesítéséig, de legfeljebb ésszerű határidőn belül ki kell bocsátani. Azaz a számla mögött mindig van teljesítés (munkavégzés, szolgáltatás nyújtása). Azonnal ki kell bocsátani a számlát, ha teljesítéskor meg is történik a fizetés. 8 napon belül kell kibocsátani a számlát ha a teljesítést követően térítik meg az összeget. A Közösségen belüli adómentes termékértékesítésről a számlát legkésőbb a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell kibocsátani.

Részletesebben a számlát főszabály szerint az ügylet – Áfa tv. szerinti – teljesítéséig, de legfeljebb ésszerű határidőn belül ki kell bocsátani.

Az Áfa tv-ben konkrétan megjelölt ésszerű határidőt figyelembe véve: 

1. az ügylet Áfa tv. szerinti teljesítési időpontjáig megvalósuló készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel történő ellenérték megtérítés esetén, a számlát haladéktalanul ki kell bocsátani, feltéve, hogy 

– a termékértékesítés nem Közösségen belüli adómentes termékértékesítés,  

– az ügylet nem kezelőszemélyzet nélküli automata berendezés útján teljesített termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás.

2. az olyan előlegről, amelynek a megfizetése készpénzzel, vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel történik, a számlát haladéktalanul ki kell bocsátani.

3. az olyan termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás esetében, amelynek az ellenértékét az 1. pontban foglaltaktól eltérően – azaz vagy nem készpénzzel, készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel vagy a teljesítést követően – térítik meg, és a számla áthárított adót tartalmaz (illetve áthárított adót kellene tartalmaznia), a számlát a teljesítéstől számított 15 napon belül (vagyis legkésőbb a 15. napon) ki kell bocsátani. 

4. az olyan előlegről, amelyet nem készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel térítenek meg, és a számla áthárított adót tartalmaz (illetve áthárított adót kellene tartalmaznia), a számlát az előleg megszerzésétől számított 15 napon belül ki kell bocsátani.

5. a Közösségen belüli adómentes termékértékesítésről a számlát legkésőbb a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell kibocsátani. 

6. az olyan szolgáltatásról, amely az Áfa tv. 37. § (1) bekezdése alapján másik tagállamban teljesül, és amely után az adófizetési kötelezettség a szolgáltatás igénybe vevőjeét terheli, a számlát legkésőbb a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell kibocsátani.

Fogalmak tisztázása, mi micsoda a számlázásban?

Díjbekérő – Nincs határozott formája, nem minősül számlának. Nagyobb lélegzetvételű munkánál előlegként szokták kérni. Ha az előleget elutalják, akkor 8 napon belül ki kell állítani róla bizonylatot. Ha készpénzben fizetik ki nekünk, akkor azonnal ki kell állítanunk róla a bizonylatot. A bizonylat ebben az esetben az ún. előlegszámla. Tehát a folyamat: díjbekérő -> fizetés -> előleg számla.    

Előlegszámla –Előlegszámlának nevezi a köznyelv azt a számlát, amire rá van írva, hogy előleg. Mivel nincs olyan külön kategóra, hogy előlegszámla, így nem vonatkozik rá semmilyen extra előírás.

Végszámla – Az ügylet teljesítését követően kiállított bizonylat, amit a teljes összegről állítunk ki, majd külön tételként mínusz összeggel szerepeltetjük a korábban megfizetett előlege(ke)t. A végszámla összege megegyezik az ügylet megkötésekor keletkezett szerződés összegével. 8 napon belül ki kell állítani.

Részszámla – Ha hosszabb időtartamot vesz igénybe a teljes munka elvégzése, akkor részteljesítés történik, tehát megtörténik a teljesítés egy része. Miután ki is fizetik a munkát, akkor nyolc napon belül részszámlát kell kiállítani. Ebben az esetben nem szükséges díjbekérő, és előlegszámla. Lehetséges több részteljesítés is a szerződésben, ebben az esetben több részszámla kiállítására szükséges. Több részszámla kiállításakor a végszámláról egyenként levonjuk a korábban kifizetett összegeket, így csak a maradék, korábban ki nem fizetett rész kerül kifizetésre.

Előre utalás – nem előleg, nincs teljesítés, csak előre fizettek, a teljesítés dátuma az a nap, amikor valóban megtörténik a teljesítés.

Az elektronikus számla fogalma

Egy számla lehet papír alapú vagy elektronikus. Az Áfa törvény szerint utóbbiról csak és kizárólag abban az esetben beszélhetünk, ha a kibocsátás és a befogadás is elektronikusan történik meg. A kinyomtatott elektronikusan elkészített számla nem minősül e-számlának abban az esetben, ha papír alapon juttatjuk el a vevőhöz. Az e-számlának szigorú követelményeknek kell megfelelnie.

Az Európai Bizottság „Áfa a digitális korban” elnevezésű intézkedéscsomagja gyökeresen átalakítja a tagállamok számlázási és áfabevallási gyakorlatait, amiről itt olvashat egy cikket, és itt olvashatja a pénzcentrum.hu oldalon megjelent vezetői véleményezésünket.

Az Áfa tv-ben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Így például elektronikus számla a kizárólag e-mailben megküldött számla is, függetlenül attól, hogy a bizonylat adatai közvetlenül a számlázóprogramból kerülnek az elektronikus üzenetbe vagy papíralapú számla szkennelt változataként. A számlákra vonatkozó általános szabályok az elektronikus számlákra is alkalmazandók. (Forrás: NAV információs füzetek.)

Az elektronikus számla használata a számlafogadó fél előzetes beleegyezésével történhet, mivel az elektronikus számla befogadásának vannak technikai feltételei, így jelenleg nem kötelezhető senki e-számla befogadására. A beleegyezés lehet ún. hallgatólagos beleegyezés is, ami a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével valósul meg. . EDI számlázás esetén a törvény írásbeli megállapodást tesz kötelezővé.

A számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét az alábbi módokon is biztosíthatjuk:

1. Minősített elektronikus aláírással látjuk el
2. EDI-elektronikus adatként hozzuk létre és így továbbítjuk
   

A Unifiedpost Group tömeges elektronikus számla küldő-fogadó megoldásai hibamentesen, jogszabályoknak megfelelően biztosítják a számlák és egyéb érzékeny üzleti dokumentumok gyors, hatékony továbbítását, tárolását. A fejlesztések költségét, gondját nem kell viselnie, mivel IT csapatunknak köszönhetően kész megoldással épülünk be a meglévő közép- és nagyvállalati rendszerekbe. Kérdezzen szakértő kollégáinktól! >>

A számla kötelező tartalmi elemei

• számla kelte
• számla sorszáma
• kiállító adószáma (esetlegesen csoportazonosító, lásd NAV tájékoztató füzet)
• kiállító neve, címe
• vevő adószáma (esetlegesen közösségi vagy csoportazonosító)
• vevő neve és címe
• termék/ szolgáltatás megnevezése
• a teljesítés dátuma (ha az eltér a számla keltezéstől)
• mennyisége
• egységára
• az adó alapja
• az adó mértéke
• az adó összege
• adómentesség esetén a megfelelő hivatkozás (alanyi mentes, tárgyi mentes, fordított adózás, stb.)

A számlán az áthárított adót akkor is fel kell tüntetni forintban, ha az ellenérték külföldi pénznemben kifejezett.

A nem kötelező, de a számlán szerepeltethető adatok

• TESZOR szám
• VTSZ szám
• PO szám
• Egyéb egyedi azonosító
• az Áfa tv. egyes előírásai alkalmazásához kapcsolódóan feltüntetendő adatok, például
• a „fordított adózás” kifejezés, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett; 
• új közlekedési eszköz Közösségen belüli adómentes értékesítése esetében az Áfa tv-ben külön meghatározott, az új közlekedési eszközre vonatkozó adatok;
• a „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés, az Áfa tv. XIII/A. fejezetében meghatározott különös szabályok szerinti adózás alkalmazása esetében; 
• az „önszámlázás” kifejezés, ha a számlát (meghatalmazottként) a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybe vevő állítja ki; 
• a „különbözet szerinti szabályozás – utazási irodák” kifejezés, az Áfa tv. XV. fejezetében meghatározott különös szabályok szerinti utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében; 
• a „különbözet szerinti szabályozás – használt cikkek” vagy a „különbözet szerinti szabályozás – műalkotások”, vagy a „különbözet szerinti szabályozás gyűjteménydarabok és régiségek” kifejezések közül a megfelelő kifejezés, az Áfa tv. XVI. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében;
• pénzügyi képviselő alkalmazása esetén a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.
  

Tudta, hogy a Unifiedpost Group tömeges e-számla küldés-fogadás automatizáló megoldásai teljes adatbiztonságot garantálnak, nagy mennyiségű dokumentumot dolgoznak fel villámgyorsan, 100% adatminőséggel, hibamentes folyamatot biztosítanak, formátum- és csatornafüggetlenek, a szállító és vevő közé IT fejlesztés NÉLKÜL beékelődnek? A megrendelő vállalkozás igénye szerint beépített ellenőrzéseket végeznek és cégre szabott jóváhagyási munkafolyamatok is beállíthatók bennük?

Mire figyeljünk a számlán szereplő dátumoknál?

Számla kelte. A számla szigorú számadású bizonylat, így a számla kelte nem lehet korábbi, mint a cég által legutóbb kiállított számla keltének dátuma. A keltezés dátuma az a nap, amikor a számlát kiállítják. Nem korábbi, nem későbbi.

Teljesítés dátuma. A számlát, főszabály szerint, az ügylet Áfa tv. szerinti teljesítéséig – előleg esetén annak kézhezvételéig, jóváírásáig, illetve megszerzéséig –, de legfeljebb az attól számított észszerű időn belül ki kell bocsátani. Könyvelés és ÁFA bevallás szempontjából a számla teljesítésének időpontja fontos. A teljesítés időpontja lehet múltbéli és jövőbeli dátum is. Ha hosszabb lélegzetvételű egy munka, akkor azt részteljesítésekre kell bontani, és előlegeket fizetni. Közösségi értékesítésnél a teljesítést követő hónap 15. napjáig kell kibocsátani, utólagos fizetésnél a 8. Napig. A részletes szabályozást az Áfa törvényben vagy a NAV információs füzetében lehet megtalálni.

Mire figyeljünk a számla sorszámozásánál?

A számla papíralapon és elektronikus úton is kibocsátható. Azonos cégnév alatt tilos azonos sorszámmal számlát kiállítani! A számla sorszáma bármilyen formátumú lehet, de a cégen, cégcsoporton belül egyedileg kell tudni azonosítani a számlát. Ennél fogva például, ha több telephelyen is számláznak, de nincs összekötve a rendszer, akkor külön előtagot használnak az egyes telephelyeknél. A nyomtatványként nyomdai úton előállított számla és elektronikus számlaszolgáltató megoldásával kiállított elektronikus számla esetében az Áfa tv. vonatkozó rendelkezései mellett a Számlarendelet előírásait is figyelembe kell venni.

A számlázóprogramnak kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást kell biztosítania. A számlázóprogrammal előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya elektronikus adatállományként is megőrizhető. A számlázóprogrammal szemben követelmény az online számlaadat-szolgáltatás és az adatexport funkció.

A Unifiedpost Hungary elektronikus számla automatizációs megoldásait használva az érzékeny üzleti adatai 100%-os biztonságban vannak.

Kiállított, elrontott számla korrigálása

Nem lehetséges módosítani a kiállított és sorszámozott számlát. Ha hibás és korrigálni kell, akkor arra két lehetőség van. Korrigálható számlával egy tekintet alá eső okirattal, vagy sztornó számlával javítjuk ki.

A számla korrigálása történhet számlával egy tekintet alá eső okirattal történik. De mi a számlával egy tekintet alá eső okirat? Minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva annak adattartalmát módosítja és megfelel az Áfa törvényben meghatározott feltételeknek. Akkor használjuk, ha egy számlát hibásan állítottunk ki és javítani szeretnénk. A számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma az

• az okirat kibocsátásának kelte;
• az okirat sorszáma, amely az okiratot kétséget kizáróan azonosítja;
• hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja;
• a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha van ilyen.

Elfogadott az az adózói gyakorlat az is, mely szerint az adóalanyok a számla hibáját nem egy számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátásával korrigálják, hanem érvénytelenítik, sztornózzák a korábban kibocsátott hibás számlát és egy új, hibátlan számlát bocsátanak ki helyette. Ekkor ki kell állítani egy érvénytelenítő, vagyis sztornó számlát, aztán ki kell állítani egy új számlát helyesen. Ebben az esetben 3 számlánk lesz: egy hibás, egy sztornó és egy hibátlan számla.

Meddig kell a számlákat megőrizni?

Az Áfa tv. előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla – eredetének hitelességét, – adattartalma sértetlenségét és – olvashatóságát. A számla megőrzési kötelezettségről itt olvashat egy részletes cikket.

Az adóalanynak nem csak a saját maga által kiállított bizonylatok megőrzését kell biztosítania, hanem biztosítania kell mind az általa, mind pedig az üzleti partnere által számára kiállított számla megőrzését is. Az őrzési kötelezettség főszabály szerint a rontott példányokra is kiterjed.

Tudta? A Unifiedpost Hungary tömeges e-számla automatizáció mellett az e-számla megőrzésben is professzionálisan segít.

Melyik elektronikus számlaszolgáltatót válasszam?

Az elektronikus számla automatizálás lehet rizikós, időigényes és költséges feladat is, ha nem a legjobbra bízzuk. Az elektronikus számlázással számos szolgáltató foglalkozik a piacon. Egy rossz választás többletköltséggel, fejlesztésekkel, késedelemmel járhat. Összeállítottunk egy cikket arról, hogyan válasszunk elektronikus számla szolgáltatót.

Tudjon meg többet a termékeinkről!

Számlafogadás | elektronikus számlák automatizált fogadása
Számlaküldés | tömeges e-számla és dokumentum küldése egy kattintásra
Digitális faktoring | a legmodernebb digitális finanszírozás
NAV 3.0 alapú elektronikus számlafogadás | Profi, egységes számlafeldolgozás
Nemzetközi e-számla megfelelés | 60+ országban segítünk megfelelni az aktuális e-számlázási szabályoknak
Peppol hálózat | Peppol hozzáférési pont vagyunk

adóügyi digitalizáció automatizáció automatizálás e-számla e-számla automatizálás e-számla számla e-számlázás E-számlázási modellek e-áfa elektronikus számla elektronikus számla befogadása elektronikus számlacsere automatizálás elektronikus számla kiállításának szabályai elektronikus számla módosítása elektronikus számla szabályai elektronikus számla sztornózása elektronikus számla és dokumentum csere automatizálás elektronikus számlázás esettanulmány GENA hatékonyság interjú külföldre számlázás szabályai mazars automatizált folyamatok modern dokumentumkezelés nemzetközi e-számlázás Partnerprogram webinárium összefoglaló peppol Peppol számlázás számlafogadás számla kötelező tartalmi elemei számla megőrzési kötelezettség trend tömeges dokumentumfogadás tömeges dokumentumküldés unifiedpost unifiedposthungary webinárium