#unifiedpost #hungary #eszámlaszolgáltató #eszámla #tömegeseszámla #automatizálás #számlafogadás #számlaküldés #peppol #eszámlamegfelelés
Tartalomjegyzék
Számlázási folyamatok hatékonyan
Számlázás mindig is a vállalkozások egyik legfontosabb, ám időrabló feladata volt. Azonban, ma már számos automatizált eszköz és megoldás áll rendelkezésre a vállalkozások számára a számlázási folyamatok hatékonyabbá és gyorsabbá tételére. A számla automatizálás egy olyan technológia, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy egyszerűsítsék és felgyorsítsák a számlázási folyamatokat. Számos megoldás van a piacon, de a nagyobb mennyiségű számlacsere esetén csak kevés felel meg a vállalatok igényeinek. Nem mindegy, hogy hogyan választanak e-számla szolgáltatót. Ebben a cikkben a számla automatizálás fontosságáról és előnyeiről lesz szó.
Mi is pontosan a számla automatizálás?
Számla automatizálás olyan folyamat, amely során a számlázási folyamatokat számítógépes rendszerek és szoftverek segítségével automatikusan végzik. Ez magában foglalja a számlák létrehozását, elküldését, fogadását, rendszerezését, adatok felvitelét (például PO szám rávezetése, vagy vállalatspecifikus adatok), számla és rendelés összevezetését, archiválást is. A legtöbb számla automatizálási rendszer egy felhőalapú megoldás, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy bárhol és bármikor hozzáférjenek a szükséges információkhoz.
Mik a számla automatizálás előnyei?
A számla automatizálásnak számos előnye van, amelyek segítenek a vállalkozásoknak időt és pénzt és erőforrást megtakarítani. Ezek közé tartozik:
1. Hatékonyság növelése
A számla automatizálás lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy gyorsabban és hatékonyabban végezzék el a számlázási feladatokat. Ezáltal növelhetik a termelékenységet és minimalizálhatják a hibák számát.
2. Időmegtakarítás
Manuális számlázás esetén a számlák létrehozása és elküldése sok időt igényel. A számla automatizálás segítségével ezeket a feladatokat percek alatt elvégezhetők. Minél nagyobb egy vállalat, minél több számlát cserél a beszállítóival, annál többet ér az az idő, amit a vállalat megtakarít.
3. ESG
A hagyományos számlázási folyamatok során rengeteg papírt és nyomtatott anyagot használnak, ami szembe megy az ESG törekvésekkel. A számla automatizálás segítségével maximalizálhatjuk a környezetvédelmi erőfeszítéseket.
4. Pontosabb Számlák
Az automatizált folyamatok minimalizálják a hibalehetőségeket, így a számlák pontosabbak lesznek. Nem kell időt pazarolni ellenőrzésekre. Ez növeli a felek közötti elégedettséget és csökkenti a viták esélyét.
Van, aki nem automatizálja a számlázási folyamatokat, és van, aki igen
Sok vállalkozás növelte a hatékonyságát digitális transzformációval, és az e-számla, e-dokumentum küldés-fogadást teljesen elektronikusan oldja meg, addig más cégeknél idegenkednek a változástól.
Ahol maradnak a hagyományos, házon belüli megoldásoknál, ott sok a hiba, elakadás, és költségesebb is a folyamat. A kihívás abban rejlik, hogy jellemzően a beszállítók különféle formátumokban és csatornákon küldik a számláikat. A számlafogadó nagyvállalatnak jogos igénye, hogy bizonyos adat rákerüljön a számlákra. De sok esetben ezeket az azonosítókat a beszállítók elfelejtik. A feldolgozáskor is elveszthetnek adatok. Különböző formátumokból manuálisan kinyerni az információt költségesebb és időigényesebb folyamat. A hibák emellett drámaian csökkentik a hatékonyságot.
Ennek eredményeképpen e feladatok elvégzése nagymértékben az emberi intelligenciára támaszkodik. Munkaórákat, energiát pazarolnak el a dokumentumok tartalmának gondos áttekintésével és a megfelelő adatok kézi bevitelével a további rendszerekbe.
Hogyan jelenik meg a számla automatizálás a beszerzési folyamatokban?
A dokumentum- és adatcsere teljes körű automatizálásához a vállalkozásoknak át kell gondolniuk a következő három lépés végrehajtásának módját:
- Hogyan rögzítik a beszállítói dokumentum tartalmát. Például megbízhatóan és pontosan kivonják-e az adatokat és a további szöveges elemeket a PDF-dokumentumokból? A nagyfokú pontosság létfontosságú, mivel az adatokra a munkafolyamat további szakaszában szükség van.
- Hogyan történik a kinyert adatok feldolgozása? A dokumentumoknak meg kell egyezniük a korábbi dokumentumokkal, például a megrendelésekkel és a megrendelés-visszaigazolásokkal. Automatizálás nélkül elég egyetlen hiba az adatkivonatolásnál, ami többletmunkához vezet.
- Hogyan történik az adatok továbbítása a beszerzési célrendszerbe? A beszerzési célrendszer általában egy ERP-rendszer vagy azzal egyenértékű számviteli szoftver. Az adatokat és információkat zökkenőmentesen kell átadni a rendszerbe, valamint a megfelelő módon kell tárolni és archiválni.
Sok oka van az e-számla csere automatizálásának, de nem mindegy hogyan zajlik a folyamat.
Milyen kihívással kerülnek szembe a vállalkozások a számla automatizációnál
- Technológiai összeköttetés. Ha egy vállalkozás valóban automatizálni akarja beszerzési folyamatait, elengedhetetlen, hogy zökkenőmentes és hibamentes legyen a digitális összeköttetés a beszállítókkal. Ez az alapja a megbízható, digitális adat- és dokumentumcserének. A vállalkozásoknak rendelkezniük kell a stabil technológiai alappal, ha kezelni akarják a beszállítói és beszerzési részlegek közötti bonyolult kommunikációs folyamatokat.
- Kétirányú folyamat. A dokumentumok és adatok elektronikus úton történő cseréje már régóta lehetséges. Az EDI (elektronikus adatcsere) és a portálok használata tette ezt lehetővé. Az EDI túl drága és bonyolult, a portálok pedig általában időigényes adatbevitelt igényelnek mind a szállító, mind a vevő részéről. Az OCR (Opical Character Recongition) technológiákkal sikerült elérni egy bizonyos szintű félautomatizálást a dokumentumok beolvasásával, és az adatok kinyerésével. Az adatkivonatolás pontossága azonban nem mindig 100%-os, és még mindig további kézi ellenőrzéseket igényel. Az OCR egyirányú eszköz, amely nem teszi lehetővé az adatok és a dokumentumok mindkét irányba történő áramlását. Ezért nem teremti meg a beszállító és a vevő közötti automatizált, zavartalan elektronikus dokumentum és számla csere lehetőségét.
- Külpiacra lépés. Ha nemzetközi piacon is aktív egy vállalkozás, akkor a helyi e-számlázási és adómegfelelés kihívást jelenthet néhány számlázó rendszernek. A szabályok gyorsan változnak és piaconként eltérnek.
- Kiszervezni vagy belsős fejlesztésként
- Biztonság. Az üzleti adatokat a cégek többsége félti, így ez is egy meghatározó döntőpont a számla automatizálásnál.
- Mindig a vállalkozásnak kell mérlegelnie, hogyan szeretné megvalósítani a számla automatizálást.
Hogyan definiálható egy e-számlaszolgáltató szerepe a számla csere automatizálásában
Egy jó e-számlaszolgáltató 100%-os adatkinyeréssel automatizálja a bejövő és kimenő e-számlák és e-dokumentumok cseréjét. Biztosítja a kétirányú folyamatot. Beépül a számlafogadó nagyvállalat és a beszállítói közé, ideálisan fejlesztés nélkül, minden rendszert, csatornát, formátumot kezel.
Alkalmazkodik a meglévő ERP, CRM és könyvelési rendszerekhez, így nincs rizikós, időigényes fejlesztés.
Ellenőrzésekkel, adatdúsítással, archiválással, jogszabályi megfeleléssel egészítheti ki a szolgáltatását.
Hosszútávon is végig tudja kísérni a vállalatot, vállalatcsoportot a növekedése során, nincsenek kapacitás korlátai.
A beágyazottsága kiváló a hazai és nemzetközi piacokon is rendelkezik megbízható megoldással.
Az e-számlaszolgáltató vállalja a felelősséget, így érdekelt a legmagasabb biztonság fenntartásában. Saját fejlesztőcsapattal folyamatosan tökéletesíti a szolgáltatását.
Összefoglalás
A számla automatizálás olyan technológia, amely megkönnyíti a vállalkozások életét. Gyorsabbá és hatékonyabbá teszi a számlázási folyamatokat, és segít megtakarítani időt és pénzt. Bármely vállalkozás számára érdemes megfontolni a számla automatizálás bevezetését a mindennapi üzleti tevékenységébe, hogy az igazán értékteremtő tevékenységére fókuszálhasson.
Melyik e-számlaszolgáltatót válasszam?
Számos e-számlaszolgáltató van a piacon, de nem mindegy hogyan választunk, pláne egy erősen variábilis piacon. Egy rossz választás többletköltséggel, fejlesztésekkel, késedelemmel járhat. Összeállítottunk egy cikket arról, hogyan válasszunk elektronikus számla szolgáltatót.
A Unifiedpost Hungary minősített Peppol hozzáférési pont. Több mint 60 országban biztosítjuk a globális e-számla megfelelést. A formátum- és csatornafüggetlen számlafogadó termékünk multi-, nagy- és közepes vállalatok tömeges e-számlafogadási folyamatát automatizálja. A számlaküldés termékünk az e-számlaküldés folyamatát. Emellett számos megoldásunk van az e-számla és e-dokumentum automatizálás professzionális szintre emeléséhez. Kérdése van? Töltse ki az honlapon található űrlapot, és visszahívjuk Önt!
Külpiacon is számláz? Export kitettsége van?
A Unifiedpost csapata folyamatosan nyomon követi az e-számlázási és nemzetközi e-számlamegfelelési változásokat. A legfrissebb információkat dióhéjban összegyűjtöttük ezen az oldalon.
Tudjon meg többet az e-számlázási termékeinkről!
Számlafogadás | elektronikus számlák automatizált fogadása
Számlaküldés | tömeges e-számla és dokumentum küldése egy kattintásra
Digitális faktoring | a legmodernebb digitális finanszírozás
NAV 3.0 alapú elektronikus számlafogadás | Profi, egységes számlafeldolgozás
Nemzetközi e-számla megfelelés | Regisztráljon az angol nyelvű, tematikus hírlevélre
Peppol hálózat | Peppol hozzáférési pont vagyunk
Videó | Itt az ideje az automatizálásnak!
adóügyi digitalizáció automatizáció automatizálás e-számla e-számla automatizálás e-számla számla e-számlázás E-számlázási modellek e-áfa elektronikus számla elektronikus számla befogadása elektronikus számlacsere automatizálás elektronikus számla kiállításának szabályai elektronikus számla módosítása elektronikus számla szabályai elektronikus számla sztornózása elektronikus számla és dokumentum csere automatizálás elektronikus számlázás esettanulmány GENA hatékonyság interjú külföldre számlázás szabályai mazars automatizált folyamatok modern dokumentumkezelés nemzetközi e-számlázás Partnerprogram webinárium összefoglaló peppol Peppol számlázás számlafogadás számla kötelező tartalmi elemei számla megőrzési kötelezettség trend tömeges dokumentumfogadás tömeges dokumentumküldés unifiedpost unifiedposthungary webinárium
